Enagás confía a The Mail Company la Transformación Digital de su servicio de Cartería y logística interna

The Mail Company está desplegando su solución de Cartería Digital, única en la península, en las tres sedes corporativas de Enagás, situadas en Madrid. Gracias a este proyecto, las comunicaciones recibidas por la organización se procesarán y distribuirán electrónicamente a través de la exclusiva plataforma de Cartería Digital con las consiguientes ventajas de rapidez, accesibilidad y seguridad, aumentando la productividad de la organización y agilizando la toma de decisiones.

Este proyecto ad-hoc incorpora la gestión de toda la logística de negocio de la organización mediante un modelo integral que incluye Cartería , e-Courier Management (gestión de envíos de mensajería) y Comunicaciones Certificadas Online, con la Plataforma de Gestión Integrada de Operaciones (GIO) como canal único. La implantación del modelo se realizará de forma progresiva para evitar afectaciones al negocio y se completará en diciembre. La gestión de los servicios y valijas se realizará en diversas localizaciones distribuidas por toda España.

Cartería Digital, modelo dual: físico y digital
El proyecto de transformación digital de Enagás, el principal transportista de gas natural y el Gestor Técnico del Sistema Gasista en España, parte de la implementación de un modelo único de cartería física y digital en sus tres sedes corporativas, aunando la gestión profesional de la recepción y distribución de la documentación y paquetería recibida por la organización con un sistema de administración y distribución digital. Este modelo permite suprimir la distribución de documentación en papel: todos los documentos son escaneados, clasificados y enviados electrónicamente a sus destinatarios inmediatamente tras su llegada, lo que agiliza las entregas y facilita el acceso inmediato de todos los miembros de la organización a los documentos recibidos, independientemente de su ubicación. Se trata de un modelo altamente eficaz que permite agilizar el ritmo de la organización, tanto por lo que respecta a la gestión de documentos como a la toma de decisiones, y se alinea con los procesos de deslocalización y movilidad geográfica de los empleados.

Las reglas de negocio de Enagás indicarán qué lotes documentales o destinatarios deben recibir los documentos físicos, al igual que la paquetería, por lo que el modelo se mantendrá siempre dual.

Gestión inteligente de las expediciones y comunicaciones certificadas
El modelo implantado por The Mail Company permite a Enagás gestionar todos sus servicios de mensajería y paquetería desde una plataforma web que incorpora diversas herramientas orientadas al ahorro, como precio predictivo, control de costes en tiempo real o límites presupuestarios por departamento, lo que le faculta para una verdadera administración y control de los presupuestos de mensajería.

El proyecto incluye la solución de comunicaciones certificadas online, que facilita a Enagás el envío electrónico de todos sus documentos certificados, contratos y notificaciones legales de forma inmediata, ágil y con plena validez legal, a través de diversas modalidades: e-Mail certificado, SMS certificado, Acuerdo certificado, Contrato SMS, Fax certificado, Bmail certificado y SEPA certificado.

Plataforma exclusiva de gestión
La plataforma exclusiva GIO, en cuyo desarrollo The Mail Company ha invertido un millón de euros, es la base para la gestión de todas las operaciones integradas en el proyecto de transformación digital de Enagás. La plataforma permite a la compañía administrar sus necesidades de forma integrada y alcanzar la máxima eficiencia, reduciendo el coste de la operativa de documentos y optimizando la gestión, así como disponer de plena trazabilidad de los recursos empleados e información crítica de gestión.

Tras la reciente implantación del proyecto de transformación digital para Gas Natural Fenosa, ponemos ahora al servicio de Enagás nuestras capacidades en materia de especialización e innovación, que aportarán un significativo valor añadido a los procesos de gestión de sus áreas de negocio y les permitirán pasar de la mera gestión de documentos a una verdadera gestión de la información”, asegura José Manuel Castellví, director general de The Mail Company.