Notificaciones electrónicas obligatorias de las Administraciones Públicas

Revista Transformación Digital

17/10/2018

Por Luis del Barrio, director de Marketing y Relaciones Externas de The Mail Company

¿Está su empresa preparada para el cumplimiento de la Ley?

¿Sabe cuántas notificaciones electrónicas obligatorias está recibiendo su empresa? ¿Sabe quiénes son los responsables de esta actividad? ¿Sabe quién dispone de los certificados digitales necesarios? ¿Sabe las consecuencias que puede derivar un uso indebido de dichos certificados o las consecuencias de no atender una notificación en plazo?

Pues debería, al menos para evitar importantes sanciones económicas y administrativas y, por supuesto, para que su empresa esté al día ante todas las notificaciones que los organismos públicos le envíen.

Pero primero hagamos un poco de historia. En vigor desde 2016, las Leyes 39/2015 y 40/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, obligan a todas las empresas y autónomos a relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos.

Si a ello añadimos que, desde el 2 de octubre de este año, la Ley 39/2015 es de total aplicación (ya no hay vuelta atrás), nos encontramos ante un verdadero reto organizativo que afecta de forma transversal a todas las áreas de las empresas: legal, operativo, financiero, recursos humanos, etc.

La prórroga de la entrada del punto único de acceso implica buscar soluciones
Pero además, el pasado 4 de septiembre, el BOE publicaba una modificación —RDLey 11/2018—que afectaba a la disposición final séptima de dicha ley, según la cual, entre otros, especificaba que debería estar disponible un punto de acceso único general electrónico de la Administración también a partir del 2 de octubre de este año. La modificación era una prórroga de la entrada de ese punto único de acceso hasta el 2 de octubre de 2020.

¿Qué supone esta prórroga? Que independientemente de la existencia o no de “una ventanilla única”, las AAPP, seguirán enviando sus notificaciones, obligando a las empresas a revisar buzón por buzón, sede por sede, portal por portal, todas las notificaciones

Si tenemos en cuenta de lo que hablamos: 8.000 ayuntamientos, 41 diputaciones, 17 comunidades autónomas, ministerios y diversos organismos públicos — DGT, Agencia Tributaria, Seguridad Social, ayuntamientos, etc. — que utilizan diversas plataformas tecnológicas y diferentes niveles de cumplimiento, el tiempo dedicado y los potenciales riesgos de sanciones se multiplican.

El escenario al que nos enfrentamos ahora es que las distintas capas de las AAPP irán avanzando en su necesidad de cumplir la Ley mediante plataformas y tecnologías diversas y cada una de ellas a su ritmo con la perspectiva del punto de acceso único. Y, si pensaba que no habría más complicaciones, continúan llegando a día de hoy notificaciones en papel, por lo que la situación actual es que existen dos canales de entrada en las notificaciones en las empresas: físico y digital.

Esta oportunidad que ha generado el mercado es todo un reto que alguna organización ya ha aprovechado para hacer frente al desafío de la gestión eficiente y centralizada de las Notificaciones Electrónicas Obligatorias.

Qué debe tener la solución adecuada para su empresa
Un mix de tecnología y equipos especializados, con capacidades para rastrear de manera sincronizada el 100% del mapa de las AAPP en busca de las notificaciones y, de haberlas, proceder a su descarga a través de los correspondientes certificados digitales de cada organización, debidamente almacenados de forma segura en un concentrador de certificados que permite administrar y restringir los permisos correspondientes.

Más en detalle, se trataría de soluciones que integren los tres principales procesos:

  1. Rastreo, acceso y descarga de notificaciones
  2. Clasificación y distribución interna de las notificaciones electrónicas
  3. Presentación de escritos

Todo ello de forma monitorizada y con plena trazabilidad
Respecto a la clasificación y distribución de notificaciones, no es un asunto baladí, por cuanto cabe establecer las reglas de negocio y políticas de distribución de cada organización cliente de forma ágil y certera dado que una vez descargadas se dan por notificadas y empiezan a correr los plazos.

Respecto a la presentación significar que, si bien actualmente cada unidad de negocio parece ocuparse de sus propias gestiones y tenerlo controlado, no deja de ocuparles un tiempo muy valioso que podrán dedicar a tareas de mayor valor, sin olvidar la conveniencia de un sistema centralizado a efectos de una adecuada trazabilidad y control.

La mejor solución para su empresa, a modo de ejemplo podríamos hablar de GIO NEOS desarrollado por THE MAIL COMPANY, permite a las organizaciones una plataforma que unifica todos los procesos, sincronizando con un solo clic todos los buzones de todas las plataformas; disponer de múltiples usuarios con perfiles de acceso configurables o descargar, en cualquier momento, sus notificaciones; gestionar estados y documentación; y conseguir seguridad técnica, accediendo al buzón directamente con un certificado digital, sin depender del correo electrónico y evitando problemas como el spam.

Desde luego que una vez más podemos hablar de oportunidad perdida y de decalaje entre la tecnología y su uso por parte de las AAPP.