Seis reflexiones sobre el futuro de los entornos y espacios de trabajo. Hacia el Digital Workplace

Facility Management & Services

08/01/2019

Por Luis del Barrio, director de Marketing y Relaciones Externas de The Mail Company

Recientemente la consultora TIC Internacional Dimension Data realizó una encuesta a nivel mundial sobre cómo las organizaciones estaban evolucionando desde un entorno de trabajo de oficina tradicional a otro digital. Del informe para Europa titulado The Digital Workplace Report: Transforming Your Business, podemos extraer las siguientes conclusiones:

1. Las empresas ven beneficioso cambiar sus espacios de trabajo
En general, las empresas europeas consideran que la adopción de nuevas tendencias en los espacios de trabajo les beneficiará.

Las grandes corporaciones consideran que deben estar alineadas con las demandas de las diferentes generaciones que ocupan estos espacios cada día, desde los ‘no nativos digitales’ a los empleados 3.0.La palanca es la tecnología, que permitirá la flexibilidad y el trabajo deslocalizado. Acostumbrados ya a trabajar por proyectos u objetivos, esta nueva realidad hará que los empleados estén más motivados y juntos con un mix de espacios de concentración, esparcimiento y trabajo colaborativo, que los hará ser más productivos, pero también más felices y por lo tanto fidelizar su talento.

La localización, el transporte público, la conectividad, la funcionalidad y el respeto medioambiental son otros factores relevantes para considerar.

2. ¿Quién lidera el cambio en los workplaces?
Un 40% de las empresas europeas señalan que tienen una estrategia definida, si bien esto supone el análisis del rol de los empleados, de sus rutinas de trabajo y, más importante aún, de su interrelación con las nuevas tecnologías. Si bien en un 70% de las empresas encuestadas es el responsable de IT quien lidera este cambio (que se puede considerar tecnológico), el resto de los directores, especialmente CEOs y CIOs, también están implicados: en el centro de todo, siempre las personas.

Como último aspecto de este punto, hay que apuntar que el 95% de las empresas europeas aseguraron que para el 2020 contarían con una estrategia definida hacia un Digital Workplace.

3. La nube, una transición gradual
Pese a que muchas compañías europeas apuestan todavía por la modalidad on-premise la nube es cada vez una alternativa más demandada como soporte al Digital Workplace.

Con el tiempo, muchas empresas apostarán por el cloud; el modelo opex es muy atractivo para aquellas empresas que buscan reducir costes. Además, las soluciones en cloud son más sencillas de actualizar, aunque para determinadas empresas y dada la criticad de sus datos, la nube todavía no cumple aún con los requisitos de seguridad necesarios. El modelo híbrido con un pie plantado en sus propias instalaciones y otro en la nube podría ser una estrategia inicial.

4. Con un ojo puesto en el ‘amanecer tecnológico’.
Si bien la movilidad, el cloud y la estrategia consumer centric son a corto plazo los aspectos más relevantes entre los encuestados europeos, a medio y largo plazo, lo serán, si no lo son ya, conceptos como Data Mining, Realidad Aumentada, Blockchain, Inteligencia Ar tificial, IoT, BOTs, Micro-learning o Workplace Analytics.

Se trata de toda una serie de nuevas tecnologías que van a determinar los espacios de trabajo, como todo lo demás, antes de lo que nos esperamos. Retengamos el concepto de Workplace Analytics ya como un KPI utilizado por muchas empresas para ver si los procesos de cambio realizados son o no eficientes.

5. Sin movilidad no hay Digital Workplace
Un 50% de las empresas europeas encuestadas señalan que la proliferación de dispositivos móviles y su usabilidad en temas laborales han acelerado la transformación digital de los espacios de trabajo. Desde la palma de una mano y con sencillas aplicaciones, se puede dirigir una compañía. Un 42% de los responsables encuestados señalaban que los dispositivos móviles van a suponer un incremento significante en los procesos de negocio. Eso sí, los ejecutivos señalaban que el
reto de la seguridad de esos dispositivos móviles, que trataban información crítica de la empresa, era una de sus principales preocupaciones así como su actualización a nuevas versiones.

6.  …y sin proveedores competentes tampoco
“Solos no podremos”, trabajar con partners de confianza va a ser fundamental para que las empresas salten a espacios de trabajo digitales.

Las empresas buscan proveedores competentes que les aporten soluciones adaptadas en eficiencia y coste, no sólo a sus necesidades, también a la de sus clientes. Un paradigma de este papel determinante de los proveedores son las solciones de Digital Mailroom y GIONEOS desarrolladas por THE MAIL COMPANY.

Una palabra clave va a ser integración, ya que muchos procesos y aplicaciones van a tener que integrarse dentro de las herramientas del cliente. Un 78% de las compañías europeas remarcaron que necesitaban soporte externo en el diseño y ejecución de sus proyectos de workplaces digitales. Entre los más demandados se encontrarán, por este orden: logística externa e interna y la implementación de soluciones; planificación y estrategia; ingeniería y gestión; y, por último, arquitectura.

El interesante estudio de Dimension Data nos deja una serie de conclusiones sobre la apuesta de las grandes empresas europeas por la transición a workplaces digitales. Las empresas apuestan por transformar digitalmente sus espacios de trabajo porque supondrá un beneficio para ellas. Son los propios empleados los que piden más flexibilidad en sus entornos profesionales. CEOs, CIOs e IT managers son los cuadros directivos más implicados.

La nube continúa siendo muy atractiva para las empresas, tanto en coste como en prestaciones. En su ‘debe’, la seguridad. Lo que retiene a muchas compañías de acelerar el cambio es la seguridad —compliance—y la reinterpretación de algunos procesos.

La movilidad va a ser clave en el cambio y en menos de cinco años las empresas ya utilizarán las tecnologías más modernas. La participación de partners tecnológicos, que entiendan el modelo de negocio y customicen sus soluciones a las necesidadesdel cliente, y del cliente de su cliente, va a ser crítica para que la transición a un modelo de digital workplace sea un éxito.