Notificacions electròniques obligatòries de les Administracions Públiques

Revista Transformación Digital

17/10/2018

Per Luis del Barrio, director de Marketing y Relacions Externes de The Mail Company

Està la seva empresa preparada per al compliment de la Llei?

Sap quantes notificacions electròniques obligatòries està rebent la seva empresa? Sap qui són els responsables d’aquesta activitat? Sap qui disposa dels certificats digitals necessaris? Sap les conseqüències que pot derivar un ús indegut d’aquests certificats o les conseqüències de no atendre una notificació en termini?

Doncs hauria de saber-ho, almenys per evitar importants sancions econòmiques i administratives i, per descomptat, perquè la seva empresa estigui al dia davant de totes les notificacions que els organismes públics li enviïn.

Però primer fem una mica d’història. En vigor des de 2016, les lleis 39/2015 i 40/2015, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, obliguen a totes les empreses i autònoms a relacionar-se amb l’Administració a través de mitjans electrònics.

Si a això afegim que, des del 2 d’octubre d’aquest any, la Llei 39/2015 és de total aplicació (ja no hi ha marxa enrere), ens trobem davant d’un veritable repte organitzatiu que afecta de forma transversal totes les àrees de les empreses: legal, operatiu, financer, recursos humans, etc.

La pròrroga de l’entrada del punt únic d’accés implica buscar solucions
Però a més, el passat 4 de setembre el BOE publicava una modificació -RDLey 11/2018-que afectava la disposició final setena de la llei, segons la qual, entre d’altres, especificava que hauria d’estar disponible un punt d’accés únic general electrònic de l’Administració també a partir del 2 d’octubre d’aquest any. La modificació era una pròrroga de l’entrada d’aquest punt únic d’accés fins al 2 d’octubre de 2020.

Què suposa aquesta pròrroga? Que independentment de l’existència o no d'”una finestreta única”, les Administracions Públiques, seguiran enviant les seves notificacions, obligant les empreses a revisar bústia per bústia, seu per seu, portal per portal, totes les notificacions

Si tenim en compte del que parlem: 8.000 ajuntaments, 41 diputacions, 17 comunitats autònomes, ministeris i diversos organismes públics – DGT, Agència Tributària, Seguretat Social, ajuntaments, etc. – que utilitzen diverses plataformes tecnològiques i diferents nivells de compliment, el temps dedicat i els potencials riscos de sancions es multipliquen.

L’escenari al qual ens enfrontem ara és que les diferents capes de les AAPP aniran avançant en la seva necessitat de complir la Llei mitjançant plataformes i tecnologies diverses i cadascuna d’elles al seu ritme amb la perspectiva del punt d’accés únic, i si pensava que no hi hauria més complicacions, continuen arribant a dia d’avui notificacions en paper, de manera que la situació actual és que hi ha dos canals d’entrada de les notificacions a les empreses: físic i digital.

Aquesta oportunitat que ha generat el mercat és tot un repte que alguna organització ja ha aprofitat per fer front al desafiament de la gestió eficient i centralitzada de les Notificacions Electròniques Obligatòries.

Què ha de tenir la solució adequada per a la seva empresa
Un mix de tecnologia i equips especialitzats, amb capacitats per rastrejar de manera sincronitzada el 100% del mapa de les AAPP a la recerca de les notificacions i, en cas d’haver-n’hi, procedir a la seva descàrrega a través dels corresponents certificats digitals de cada organització, degudament emmagatzemats de forma segura en un concentrador de certificats que permet administrar i restringir els permisos corresponents.

Més en detall, es tractaria de solucions que integrin els tres principals processos:

  1. Rastreig, accés i descàrrega de notificacions
  2. Classificació i distribució interna de les notificacions electròniques
  3. Presentació d’escrits

Tot això de forma monitoritzada i amb plena traçabilitat
Respecte a la classificació i distribució de notificacions, no és un assumpte intranscendent, ja que cal establir les regles de negoci i polítiques de distribució de cada organització client de forma àgil i precisa atès que un cop descarregades es donen per notificades i comencen a córrer els terminis.

Respecte a la presentació significar que, si bé actualment cada unitat de negoci sembla ocupar-se de les seves pròpies gestions i tenir-lo controlat, no deixa de ocupar un temps molt valuós que podran dedicar a tasques de major valor, sense oblidar la conveniència d’un sistema centralitzat a efectes d’una adequada traçabilitat i control.

La millor solució per a la seva empresa, a tall d’exemple podríem parlar d’GIO NEOS desenvolupat per THE MAIL COMPANY, permet a les organitzacions una plataforma que unifica tots els processos, sincronitzant amb un sol clic totes les bústies de totes les plataformes; disposar de múltiples usuaris amb perfils d’accés configurables o descarregar, en qualsevol moment, les seves notificacions; gestionar estats i documentació; i aconseguir seguretat tècnica, accedint a la bústia directament amb un certificat digital, sense dependre del correu electrònic i evitant problemes com el correu brossa.

Per descomptat que una vegada més podem parlar d’oportunitat perduda i de decalatge entre la tecnologia i el seu ús per part de les administracions públiques.