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The Mail Company

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Diseñamos el mix de soluciones de digitalización más adecuadas a su organización y objetivos.Diseñamos el mix de soluciones de digitalización más adecuadas a su organización y objetivos.Una eficiente gestión de su archivo permitirá la significativa reducción de sus costesUna eficiente gestión de su archivo permitirá la significativa reducción de sus costesDiseñamos la solución de Destrucción Confidencial de Documentos que mejor se adapta a sus necesidades.Diseñamos la solución de Destrucción Confidencial de Documentos que mejor se adapta a sus necesidades.Nuestras soluciones de BPO permitirán a su organización orientarse a su core business y le aportarán mejoras en productividad y ahorro de costes.Nuestras soluciones de BPO permitirán a su organización orientarse a su core business y le aportarán mejoras en productividad y ahorro de costes.

Digitalización

Convierta todos sus documentos en archivos digitales y haga fácil a toda su organización localizar la información.

La finalidad principal de la digitalización de documentos es permitir el acceso telemático a su contenido informativo de forma ágil y eficaz, salvaguardando siempre las garantías previstas en la legislación vigente.

La digitalización consiste en la conversión de documentos a un formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento y almacenamiento, con la finalidad de preservar, conservar y difundir la información que contienen.

Mediante el Repositorio (unidad de almacenamiento y conservación de información digital) los usuarios podrán acceder a los datos de forma rápida y segura a través de la red informática corporativa.

En función de cada caso, implantaremos las soluciones más apropiadas para su organización, desde grabación manual de datos a aplicación de tecnología OCR o soluciones de digitalización certificada, diseñando en cada caso el mix de recursos (humanos y tecnológicos) más conveniente en función de sus objetivos.

Mediante el establecimiento del correspondiente SLA (Service Level Agreement/Acuerdo de Nivel de Servicio) y la fijación de los KPI (Key Performance Indicators/Indicadores Críticos de Servicio), se establece un marco profesionalizado y objetivo que permitirá una evaluación rigurosa del servicio y aportará la visibilidad necesaria a través de la información de gestión que regularmente le proporcionaremos.

Un análisis documental junto con el cliente determinará aquellos documentos susceptibles de ser digitalizados, junto con sus reglas de indexación, distribución y archivo.

Nos ocupamos de todas las operaciones, desde la recogida de documentos, su acondicionamiento, digitalización, control de calidad, indexación, verificación, grabación de datos e imágenes en sus sistemas, hasta las soluciones de consultas y archivo.

Nuestro exclusivo software SGC (Software de Gestión de Carterías) aporta una rigurosa trazabilidad en tiempo real, permitiendo:

  • Exhaustivo control de todos los flujos de su organización en tiempo real
  • Localización de cualquier dato o imagen al momento y consulta de su estado, junto con los correspondientes repositorios de información.

Los más avanzados sistemas de captura y proceso de imágenes y datos, el hardware apropiado y nuestro personal especializado mejorarán la seguridad y velocidad con que circula la información en su organización.

La gama más completa de soluciones a medida de cada empresa, disponible tanto en las instalaciones del cliente como en nuestros Centros de Proceso de Datos, asegurarán la solución más aporopiada en cada caso.

Al margen de la mejora del servicio y su optimización, con The Mail Company su organización se beneficiará de un mínimo de dos propuestas de mejora anuales y el ahorro de costes en servicios relacionados, elementos imperativos de nuestra filosofía de servicio.

Recientes estadísticas indican que los receptores y emisores intensivos de correo en una organización dedican una media de 3 horas de su jornada a la manipulación de documentos, estableciéndose la media en 1/2 horas por empleado.

Es decir, ¡una jornada completa por cada 16 empleos! A ello hay que añadir el coste de la acumulación de papel y el de circularlo físicamente.

¿Qué coste soporta su empresa a la hora de contabilizar sus facturas? Mediante la aplicación de tecnología OCR, ¡podemos automatizar la contabilización de sus facturas!

¿Cuánto tiempo tarda su organización en localizar un documento? Localícelo con un solo click y, si necesita el original, no tardará más de n horas en disponer del mismo!