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The Mail Company

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Diseñamos el mix de soluciones de digitalización más adecuadas a su organización y objetivosDiseñamos el mix de soluciones de digitalización más adecuadas a su organización y objetivosUna eficiente gestión de su archivo permitirá la significativa reducción de sus costesUna eficiente gestión de su archivo permitirá la significativa reducción de sus costesNuestras soluciones de BPO permitirán a su organización orientarse a su core business y le aportarán mejoras en productividad y ahorro de costesNuestras soluciones de BPO permitirán a su organización orientarse a su core business y le aportarán mejoras en productividad y ahorro de costesDiseñamos la solución de Destrucción Confidencial de Documentos que mejor se adapta a sus necesidades.Diseñamos la solución de Destrucción Confidencial de Documentos que mejor se adapta a sus necesidades.

Gestión documental integral

Gestionamos todos los flujos de documentación de su empresa de forma segura y eficiente. Nuestra solución engloba todas las actividades de su organización, centralizadas en una única interlocución y factura.

La gestión de los flujos de documentación en una organización y sus procesos de distribución resultan una actividad crítica para el natural desarrollo de las actividades de negocio de una organización, si bien lo realmente importante es la información (los datos que contienen), constituyendo el documento o continente un mero soporte. Sin embargo, los requerimientos de carácter legal obligan a gestionar dichos soportes de forma segura y dilatada en el tiempo.

Ello resulta en una doble responsabilidad: la gestión de la información y la de los soportes.

¿Tiene su empresa implantada una solución optimizada? ¿La obtiene a través de un único proveedor? ¿O tiene que gestionar distintas empresas suministradoras?

Nuestra solución de Gestión Documental Integral se constituye en una herramienta óptima para las empresas por cuanto engloba el 100% de las actividades centralizadas en una única interlocución y factura.

Soluciones de impresión, distribución física, digitalización y distribución electrónica, servicios de BPO, repositorios de información, archivo vivo, archivo definitivo, destrucción confidencial y reciclaje, ¡todo en uno!

Nuestro modelo de Gestión Documental Integral le aportará una solución tan eficaz como eficiente ¿Se atreve a transformar su empresa?

Mediante el establecimiento del correspondiente SLA (Service Level Agreement/Acuerdo de Nivel de Servicio) y la fijación de los KPI (Key Performance Indicators/Indicadores Críticos de Servicio), se establece un marco profesionalizado y objetivo que permitirá una evaluación rigurosa del servicio y aportará la visibilidad necesaria a través de la información de gestión que regularmente le proporcionaremos.

Un análisis documental junto con el cliente determinará las categorías, lotes y fondos documentales, y sus reglas de indexación, validación, distribución y archivo.

La eficiente gestión de su archivo reducirá significativamente los costes de su empresa: la liberación de cargas de trabajo a sus empleados, la menor necesidad de espacio y la destrucción confidencial de sus documentos en el momento adecuado evitarán sobrecostes de custodia de documentos vencidos o que se podrían haber destruido y/o reciclado tan pronto como su información ha sido procesada.

Nuestro exclusivo Gestor Documental aportará a su organización la solución ideal para el intercambio de información de forma remota, optimizando así costes e infraestructuras y aportando los mayores niveles de accesibilidad y seguridad, además de una completa trazabilidad de documentos e información en tiempo real. Ello permitirá un exhaustivo control de todos los flujos de su organización y la localización de cualquier dato o imagen al momento, la consulta de su estado y el más completo repositorio de información.

Los más avanzados sistemas de captura y proceso de imágenes y datos, el hardware apropiado y nuestro personal especializado mejorarán la seguridad y velocidad con que circula la información en su organización.

La gama más completa de soluciones a medida de cada empresa, disponible tanto en las instalaciones del cliente como en nuestros centros de proceso de datos, asegurarán la solución más apropiada en cada caso.

Al margen de la mejora del servicio y su optimización, con The Mail Company su organización se beneficiará con un mínimo de dos propuestas de mejora anuales y el ahorro de costes en servicios relacionados, elementos imperativos en nuestra filosofía de servicio.

Recientes estadísticas indican que los receptores y emisores intensivos de correo en una organización dedican una media de 3 horas de su jornada a la manipulación de documentos, estableciéndose la media en 1/2 horas por empleado.

Es decir, ¡una jornada completa por cada 16 empleos! A ello hay que añadir el coste de la acumulación de papel y el de circulardo físicamente.

Es notorio el sobrecoste que sufren las organizaciones por una mala gestión de su archivo, situación que se agrava año tras año al acumularse cada vez más documentación.

En una cartería digital de The Mail Company todo documento que se procesa tiene predefinido su destino inmediato: reciclado, destrucción confidencial, archivo vivo o archivo externo. Y, tan pronto como se agota su vigencia, es destruido de forma confidencial.

Siendo la cartería digital una infraestructura de servicio plenamente integrada en su organización, permite el desarrollo de un verdadero Centro de Proceso de Datos en el que integrar una amplia gama de servicios profesionalizados de BPO (Business Process Outsourcing): verificación, tratamiento y grabación de datos, entre otros.