Notificaciones electrónicas obligatorias de las Administraciones públicas, un reto para las empresas

Somos Capaces (Revista Grupo SIFU)

Marzo 2019

Las notificaciones electrónicas obligatorias de las Administraciones públicas son un verdadero reto organizativo para las empresas. Las Leyes 39/2015 y 40/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (AAPP), en vigor desde 2016, obligan a todas las empresas y autónomos a relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos. Si a ello añadimos que, desde el 2 de octubre del pasado año, la Ley 39/2015 es de total aplicación (ya no hay vuelta atrás), nos encontramos ante un verdadero reto organizativo que afecta de forma transversal a todas las áreas de las empresas: legal, operativa, financiera, de recursos humanos, etc.

Muchos organismos y plataformas Si tenemos en cuenta de lo que hablamos —8.000 ayuntamientos, 41 diputaciones, 17 comunidades autónomas, ministerios y diversos organismos públicos (Dirección General de Tráfico, Agencia Tributaria, Seguridad Social…), que utilizan diversas plataformas tecnológicas con diferentes niveles de cumplimiento—, el tiempo dedicado y los potenciales riesgos de sanciones se multiplican.

El escenario al que nos enfrentamos ahora es que las distintas capas de las AAPP irán avanzando en su necesidad de cumplir la ley mediante la implementación de plataformas y tecnologías diversas y cada una de ellas a su ritmo, con la perspectiva del punto de acceso único. Y si pensaba que no habría más complicaciones, también continúan llegando a día de hoy notificaciones en papel, por lo que existen dos canales de entrada de las notificaciones en las empresas: físico y digital.

Así pues, la solución adecuada para las empresas consiste en un mix de tecnología y equipos especializados,con capacidades para rastrear de manera sincronizada el 100 % del mapa de las AAPP en busca de las notificaciones y, de haberlas, proceder a su descarga a través de los correspondientes certificados digitales de cada organización (almacenados de forma segura en un concentrador de certificados que permite administrar y restringir los permisos correspondientes).

Más en detalle, se trataría de soluciones que integren los tres principales procesos: rastreo, acceso y descarga de notificaciones; clasificación y distribución interna de las notificaciones electrónicas; y presentación de escritos. Además, todos estos procesos deberían estar monitorizados y con plena trazabilidad.

Hay que tener en cuenta, además, la clasificación y la distribución de las notificaciones. çEs importante establecer las reglas de negocio y políticas de distribución de cada organización cliente de forma ágil y certera dado que, unavez descargadas, se dan por notificadas y empiezan a correr los plazos.

Respecto a la presentación, si bien actualmente cada unidad de negocio parece ocuparse de sus propias gestiones y tenerlo controlado, no deja de ocuparles un tiempo valioso que podrán dedicar a tareas de mayor valor.

Solución GIO-NEOS
Desarrollada por The Mail Company, la plataforma GIO-NEOS ofrece a las organizaciones una solución que unifica todos los procesos, sincronizando con un solo clic los buzones de todas las plataformas; disponer de múltiples usuarios con perfiles de acceso configurables o descargar en cualquier momento sus notificaciones; gestionar estados y documentación; y conseguir seguridad técnica, accediendo al buzón directamente con un certificado digital, sin depender del correo electrónico y evitando problemas como el spam.

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