Un HUB de Gestión de Comunicaciones Corporativas

Revista IFMA

Abril 2020

Por Luis del Barrio, Director de Negocio de The Mail Company.

RevistaIFMA - The Mail CompanyLa transformación digital y las nuevas tecnologías han cambiado la manera en que las empresas gestionan la información y la documentación que envían y reciben. En pocos años hemos pasado del correo físico y las llamadas telefónicas al e-mail y las videoconferencias. De los archivos físicos a los discos duros y el cloud. Del correo certificado a las comunicaciones electrónicas certificadas. Y, por último, de las notificaciones administrativas en papel a las NEOS (notificaciones electrónicas obligatorias).El gran reto es tener la capacidad de armonizar los mundos físico y digital de su organización. Por un lado, la documentación que llega a las organizaciones y que debe integrarse con el resto de la información digital. Y donde en muchas ocasiones son distintos actores los que intervienen en los procesos sin existir una estrategia ni plataforma común.¿Todos estos elementos son un reto para cualquier organización, verdad? No debería serlo si apostamos por un HUB de Gestión de Comunicaciones Corporativas. Un nuevo concepto de gestión de los flujos de información y documentación que se genera en las empresas y que ha lanzado por primera vez al mercado español The Mail Company.

¿Qué es HUB de Gestión de Comunicaciones Corporativas?

Un HUB, o nodo de gestión de comunicaciones corporativas, es el centro neurálgico en el que se procesa toda la información y documentación que entra y sale de la organización, tanto física como digital. Se establece en torno a una plataforma tecnológica que tiene el cometido de estructurar y estandarizar la información, clasificarla, distribuirla electrónicamente y almacenarla para que los integrantes de la organización puedan acceder a ella de forma ágil, fácil y segura, tanto desde su puesto de trabajo como en remoto, y a cualquier hora del día.

El HUB gestiona y armoniza TODA la información recibida, independientemente de quien sea el emisor o el destinatario, del soporte en que está contenida (papel o digital) o del canal físico (mensajería, correo, distribución interna, eCommerce ), o digital ( notificaciones electrónicas, etc.).

¿Qué puede hacer por su organización un HUB de Gestión de Comunicaciones Corporativas?

  • Homogeneizar y Racionalizar el formato de todas las comunicaciones de entrada y salida, convirtiendo la documentación física en digital.
  • Clasificarlas e Indexarlas mediante las reglas de negocio establecidas por la organización.
  • Distribuirlas electrónicamente a través de un entorno seguro de carpetas digitales (personales o departamentales) , desde donde sus destinatarios pueden acceder a ellas de forma remota y en cualquier momento.
  • Un entorno colaborativo para compartir documentación y comunicarse de manera fácil y efectiva tanto con usuarios internos como externos, mediante servicios de mensajería instantánea, chats para equipos en tiempo real, videoconferencias con screensharing, incluso un gestor de tareas.
  • Centralizar toda la información y las comunicaciones entrantes, salientes e internas de una organización en un único nodo.

¿Cómo le beneficia disponer de él?

  • Accesibilidad permanente y remota a la información
  • Fomenta el trabajo colaborativo
  • Desvincula la productividad con el puesto de trabajo o localización física y facilita la conciliación laboral
  • Mejora la seguridad ya que aporta plena trazabilidad en el acceso a la información.
  • Optimiza los costes de la gestión de los documentos en formato físico: libera espacio dedicado al archivo en las oficinas, uso de valijas y/o correo interno, así como reexpediciones, copias y reimpresiones.
  • Sostenibilidad medioambiental: su organización habrá dicho prácticamente adiós al papel.
  • Mayor agilidad en los procesos, aumento de la eficiencia, mayor agilidad en la toma de decisiones, mayor productividad y competitividad

¿Es fácil implementarlo?
El HUB de Gestión de Comunicaciones Corporativas de The Mail Company es modular y escalable, de modo que la organización puede implementar la solución atendiendo a sus prioridades.

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