Digitalizar y distribuir eficazmente la documentación física que llega a las oficinas, el desafío actual

Facility Management Magazine

Junio 2020

Cartas, valijas, sobres con documentación, etc. continúan llegando diariamente a las oficinas, pero… ¿cómo hacerlas llegar a los destinatarios que teletrabajan de una forma rápida y eficiente? La crisis sanitaria producida por el COVID-19 ha acelerado la implantación del teletrabajo en muchas organizaciones, pero parte de ellas no cuentan con soluciones que les permitan gestionar estos flujos de documentación física, lo que puede afectar al ritmo de su actividad.

En este escenario de teletrabajo, las organizaciones han solventado la situación mediante estrategias transitorias implementadas con mayor o menor acierto: destinando personal para digitalizar con medios propios la documentación más urgente y enviarla por correo electrónico, envíos físicos mediante servicios de mensajería, estableciendo horarios para que los empleados vayan a recoger la documentación a las oficinas, etc. En todos los casos, se trata de medidas poco eficientes y, por tanto, insostenibles en el medio y largo plazo, teniendo en cuenta que las expectativas de futuro pasan en gran medida por implantar el teletrabajo de forma generalizada (se estima entre un 20%-30%).

DMR Flash, la solución virtual implantada en sólo una semana

Desde hace años existen sistemas de recepción y distribución electrónica de la documentación que reciben las organizaciones, lo que se denomina Cartería Digital o DMR, por sus siglas en inglés (Digital MailRoom). Y ahora, The Mail Company, empresa experta en este servicio –fuimos pioneros en la introducción del DMR en España en 2015 , ha desarrollado DMR Flash: la versión lite de su Cartería Digital diseñada para ser implantada en tiempo récord.

DMR Flash combina tecnología y procesos para digitalizar toda la documentación física recibida y distribuirla electrónicamente a través un sistema de bandejas digitales a las que los usuarios autorizados pueden acceder de forma remota las 24h del día. Para atender a las necesidades actuales de las organizaciones, The Mail Company ha conseguido reducir a una semana su tiempo de implantación, dotando al cliente de hasta 5 bandejas digitales, para hasta 50 usuarios y con la capacidad de gestionar hasta 2.000 ítems mensuales.

Gracias a su implantación rápida, DMR Flash es una solución muy idónea en el contexto actual y puede funcionar como fase transitoria hasta la activación de un servicio DMR completo con todas sus funcionalidades. Se trata de una opción muy adecuada para las empresas que están teletrabajando sin tener resuelta la gestión de los flujos de documentación, que continúan llegando a las oficinas.

La operativa documental de DMR Flash comprende la apertura, clasificación, digitalización, indexación, distribución, archivo y custodia temporal de todos los documentos recibidos, actividades que se desarrollan en los Centros de Proceso Documental que The Mail Company tiene en Barcelona y Madrid. Asimismo, DMR Flash también gestiona y ordena toda la información digital que recibe la empresa

Además, este servicio proporciona trazabilidad total sobre la documentación, desde su recepción en los Centros de Proceso de Documentos hasta los accesos y las acciones realizadas por los usuarios en cada documento digitalizado. Una solución virtual, rápida, fácil segura y económica de gestionar toda la documentación que llega a una oficina.

El entorno colaborativo de Noysi, complemento ideal para el teletrabajo

The Mail Company también comercializa el acceso al entorno colaborativo Noysi, una plataforma que permite organizar reuniones con empleados o terceros mediante videollamadas de alta calidad y seguridad, gestión de tareas, chats seguros, creación de grupos de trabajo, screen sharing o broadcast de forma económica, 100% fiable y segura.

Desarrollada íntegramente en España, NOYSI es una solución escalable, altamente segura y que cuenta ya con decenas de miles de usuarios que pueden acceder de forma concurrente. Además, a diferencia de otras opciones, permite añadir usuarios externos a los grupos de trabajo, facilitando de este modo las tareas de coordinación.

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