Gestionar las Notificaciones Electrónicas Obligatorias en el panorama actual

Lawyer press News

4 noviembre 2020

Por Luis del Barrio, director de Negocio de The Mail Company

Las Administraciones Publicas han retrasado de nuevo su calendario de adaptación a la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común, que obliga a todas las empresas y autónomos a relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos y que debería haber entrado en vigor definitivamente el pasado 02 de octubre.

No sabemos si el motivo ha venido derivado de este “terremoto social y económico” llamado Covid19 o existen otros motivos de carácter técnico, pero la realidad es que tenemos una nueva prórroga de seis meses, lo que nos sitúa en el 02 de abril de 2021.

Pero, en primer lugar, hagamos un poco de memoria. Las Leyes 39/2015 y 40/2015 están en vigor desde 2016. El 04 de septiembre de 2018, el BOE publicaba una modificación —RD Ley 11/2018—que afectaba a la disposición final séptima de dicha ley, según la cual, entre otros, especificaba que debería estar disponible un punto de acceso único general electrónico de la Administración también a partir del 2 de octubre de dicho año. La modificación era una prórroga de la entrada de ese punto único de acceso hasta el 2 de octubre de 2020.

La nueva prórroga (al igual que la anterior) basada en el punto único de acceso, implica buscar soluciones

¿Qué supone esta nueva prórroga? Que independientemente de la existencia o no de “una ventanilla única”, las AA.PP. seguirán enviando sus Notificaciones, obligando a las empresas a revisar buzón por buzón, sede por sede, portal por portal, en busca de todas ellas.

Ésta no una tarea fácil si tenemos en cuenta la realidad administrativa de nuestro país: 8.000 ayuntamientos, 41 diputaciones y 17 comunidades autónomas, además de ministerios y diversos organismos públicos – DGT, Agencia Tributaria, Seguridad Social, ayuntamientos, etc.-. Y, por si esto fuera poco, hay que enfrentarse con diferentes plataformas tecnológicas y diferentes niveles de cumplimiento.

Por otra parte, nos encontramos ante un ecosistema de sedes electrónicas, organismos y concentradores inestable y cambiante, lo que dificulta enormemente la gestión de las Notificaciones. ¿Las causas?: las distintas capas de las AAPP han ido avanzando en su necesidad de cumplir la Ley mediante plataformas y tecnologías diversas y cada una de ellas a su ritmo con la perspectiva del punto de acceso único.

Y si pensaba que no habría más complicaciones, actualmente también continúan llegando Notificaciones en papel, por lo que, en la práctica, una organización tiene dos canales de entrada: el físico en sus oficinas y el digital a través de las Sedes Electrónicas.

Gestionar las notificaciones “sin morir en el intento”

Ante este reto, hemos desarrollado una solución para la gestión centralizada de las Notificaciones, que sustituye en parte el papel de la “ventanilla única” y permite que una organización tenga un único punto de acceso para recibir dichas Notificaciones o dar respuesta de las mismas a la Administración.

Nuestra solución, incorpora un “mix” de tecnología y equipos especializados, con capacidades para rastrear de manera sincronizada el 100% del mapa de las AA.PP. en busca de las notificaciones y, de haberlas, proceder a su descarga a través de los correspondientes certificados digitales de cada organización, debidamente almacenados de forma segura en un centralizador de certificados que permite administrar y restringir los permisos correspondientes de uso.

Esquemáticamente, esta solución integra los tres principales procesos de las Notificaciones en una única plataforma:

  1. Rastreo, acceso y descarga de Notificaciones
  2. Clasificación y distribución interna de las Notificaciones
  3. Respuesta a la Administración: presentación de escritos

Este tipo de soluciones relevan a las empresas de la necesidad de dedicar recursos humanos para “perseguir” las Notificaciones y proporcionan tranquilidad ya que minimizan el riesgo de sanciones por falta de respuesta.

Las Notificaciones electrónicas y el teletrabajo como palanca para la transformación digital

Solo en España de un día para otro, miles de empresas cerraron sus oficinas y enviaron a sus profesionales a teletrabajar a sus domicilios, pero la documentación continuaba llegando a las oficinas.

Los documentos, muchos de ellos relevantes y con plazos como las Notificaciones en papel (certificados) se quedaron sin entregar, con los perjuicios que esto supuso para las empresas.

No hay duda de que el impacto fue nulo, en el caso de las Notificaciones electrónicas (digitales y que por lo tanto no están vinculadas a una localización física como es la oficina).

Tampoco hubo impacto en las organizaciones que ya habían apostado por un sistema de gestión dual de la información y de la documentación que armonizase los mundos físico y digital: ya fuera una Notificación electrónica, en papel o cualquier otro tipo de documento este sería recibido en tiempo y forma por cualquier usuario de la organización independientemente de su ubicación física.

Estamos por lo tanto a las puertas de una gran transformación de la logística documental de las organizaciones, que solo podrá ser digital, algo para lo que The Mail Company ha venido trabajando desde hace algunos años.

No solo hablamos de Cartería Digital, Valija Digital o de la Gestión de las Notificaciones, la gran oportunidad será el desarrollo de Soluciones que permitan gestionar de forma integral la documentación, la información y las comunicaciones que envían o reciben las organizaciones, independientemente de la localización física de los empleados: teletrabajo, oficinas flexibles, etc.

Una transformación basada en la digitalización, la gestión de los datos y el 5G.

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