“Les empreses ja estan obligades per llei a comunicar-se amb l’Administració només a través de mitjans electrònics”

Facility Management Magazine

Gener 2019

Entrevista a José Manuel Castellví, fundador i CEO de The Mail Company, per a la Revista Facility Management and Services.

The Mail Company, fundada el 2000, és una empresa espanyola especialitzada en consultoria i desenvolupament de solucions personalitzades en els àmbits de la Transformació Digital, Expedicions i Serveis Auxiliars. Amb delegacions a Madrid, Barcelona, ​​Lisboa i operacions en tota la península, The Mail Company ve guanyant quota de mercat oferint als seus clients plataformes integrades de serveis que harmonitzen el món físic i digital, el que suposa per als seus clients control de despeses, eficiència, seguretat i plena validesa legal. El seu cofundador i CEO és José Manuel Castellví.

En què consisteixen les lleis 39/2015 i 40/2015 d’obligatorietat a què les empreses mantinguin les seves comunicacions amb l’Administració a través de mitjans electrònics?
En vigor des 2016, el proper 2 d’octubre s’incorporen dos dels seus aspectes més innovadors i que marquen el principi i fi de tota tramitació electrònica: el registre electrònic i l’arxiu electrònic únic. Ja no hi ha marxa enrere, ara les empreses, per llei, només podran comunicar-se amb l’Administració per mitjans electrònics, el que es constitueix en un veritable repte per a les empreses, amb afectació a diversos nivells: legal, operatiu, financer, etc.

No obstant això i publicat al BOE el passat 4 de setembre, hi ha una modificació a aquesta obligatorietat…
La modificació no afecta l’obligatorietat de comunicar-se electrònicament amb l’Administració sinó a la disposició final setena de la llei, segons la qual -entre altres- hauria d’estar disponible un punt d’accés general electrònic de l’Administració. I tal com prevèiem no serà el cas, prorrogant fins el 2 d’octubre de 2020…

¿I estan preparades les empreses?
Tot el contrari! Aquesta modificació complica si cap encara més la situació. El compliment d’aquesta Llei ja generava de per si la problemàtica organitzativa que tenen les empreses com ja hem comentat abans. La novetat implica que ara les empreses en lloc de disposar d’un únic punt d’accés, poden ser notificades per qualsevol nivell de les AAPP sense previ avís de forma electrònica: de moment, més de 8.000 ajuntaments, 41 diputacions, 17 comunitats autònomes, ministeris i diversos organismes públics utilitzen diverses plataformes tecnològiques i diferents nivells de compliment…

Quina resposta donen des de The Mail Company a aquesta necessitat de les empreses?
La nostra resposta és la solució GIO-NEOS, una solució que integra una única plataforma pròpia -GIO- les tres principals etapes en les notificacions electròniques obligatòries de les AAPP que són: Accés i descàrrega de notificacions electròniques; classificació i distribució interna de les notificacions electròniques i presentació d’escrits; tot això de forma monitoritzada i plena traçabilitat. GIO-NEOS és ara mateix més necessària que mai per a les empreses, tenint en compte que les AAPP seguiran migrant a un entorn digital sense que hi hagi dit punt d’accés únic.

Com funciona GIO-NEOS?
El nostre mix de tecnologia i personal especialitzat sincronitza el 100% del mapa de les AAPP a la recerca de notificacions i, en cas d’haver-n’hi, procedeix a la seva descàrrega a través dels corresponents certificats digitals dels nostres clients, degudament emmagatzemats de forma segura en un concentrador de certificats que permet administrar i restringir els permisos corresponents.

Respecte a la classificació i distribució de notificacions, no és un assumpte intranscendent ja que cal establir les regles de negoci i polítiques de distribució de cada organització client de forma àgil i precisa atès que un cop descarregades es donen per notificades i comencen a córrer els terminis. Respecte a la presentació significar que, si bé actualment cada unitat de negoci sembla ocupar-se de les seves pròpies gestions i tenir-ho controlat, no deixa d’ocupar un temps molt valuós que podran dedicar a tasques de major valor, sense oblidar la conveniència d’un sistema centralitzat a efectes d’una adequada traçabilitat i control.

GIO-NEOS està incorporada al seu Gestió Integrada d’Operacions, (GIO)…
Efectivament, GIO-NEOS, el mòdul específic per a la gestió de les notificacions electròniques, certifica l’èxit d’GIO, amb el qual hem realitzat en 4 anys 18 milions de transaccions de tres tipus: Carteria tradicional, e-Courier Management (missatgeria) i ítems relacionats amb la Transformació Digital, que inclou la distribució electrònica de documents dins de la solució de Carteria Digital. GIO està sent un element clau per millorar l’eficiència dels serveis i sobretot per impulsar la Transformació Digital de les empreses.