Notificacions electròniques obligatòries de les administracions públiques, un repte per a les empreses

Somos Capaces (Revista Grupo SIFU)

Març 2019

Les notificacions electròniques obligatòries de les administracions públiques són un veritable repte organitzatiu per a les empreses. Les lleis 39/2015 i 40/2015, del procediment administratiu comú de les administracions públiques (AAPP), en vigor des 2016, obliguen a totes les empreses i autònoms a relacionar-se amb l’Administració a través de mitjans electrònics. Si a això afegim que, des del 2 d’octubre de l’any passat, la Llei 39/2015 és de total aplicació (ja no hi ha marxa enrera), ens trobem davant d’un veritable repte organitzatiu que afecta de forma transversal totes les àrees de les empreses: legal, operativa, financera, de recursos humans, etc.

Molts organismes i plataformes Si tenim en compte del que parlem -8.000 ajuntaments, 41 diputacions, 17 comunitats autònomes, ministeris i diversos organismes públics (Direcció General de Trànsit, Agència Tributària, Seguretat Social …), que utilitzen diverses plataformes tecnològiques amb diferents nivells de compliment-, el temps dedicat i els potencials riscos de sancions es multipliquen.

L’escenari al qual ens enfrontem ara és que les diferents capes de les AAPP aniran avançant en la seva necessitat de complir la llei mitjançant la implementació de plataformes i tecnologies diverses i cadascuna d’elles al seu ritme, amb la perspectiva del punt d’accés únic. I si pensava que no hi hauria més complicacions, també continuen arribant a dia d’avui notificacions en paper, de manera que existeixen
dos canals d’entrada de les notificacions a les empreses: físic i digital.

Així doncs, la solució adequada per a les empreses consisteix en un mix de tecnologia i equips especialitzats, amb capacitats per rastrejar de manera sincronitzada el 100% del mapa de
les AAPP a la recerca de les notificacions i, en cas d’haver-n’hi, procedir a la seva descàrrega a través dels corresponents certificats digitals de cada organització (emmagatzemats de forma segura en un concentrador de certificats que permet administrar i restringir els permisos corresponents).

Més en detall, es tractaria de solucions que integrin els tres principals processos: rastreig, accés i descàrrega de notificacions; classificació i distribució interna de les notificacions electròniques; i presentació d’escrits. A més, tots aquests processos haurien d’estar monitoritzats i amb plena traçabilitat.

Cal tenir en compte, a més, la classificació i la distribució de les notificacions. És important establir les regles de negoci i polítiques de distribució de cada organització client de forma àgil i precisa atès que, un cop descarregades, es donen per notificades i comencen a córrer els terminis.

Pel que fa a la presentació, si bé actualment cada unitat de negoci sembla ocupar-se de les seves pròpies gestions i tenir-ho controlat, no deixa de ocupar un temps valuós que podran dedicar a tasques de més valor.

Solució GIO-NEOS
Desenvolupada per The Mail Company, la plataforma GIO-NEOS ofereix a les organitzacions una solució que unifica tots els processos, sincronitzant amb un sol clic les bústies de totes les plataformes; disposar de múltiples usuaris amb perfils d’accés configurables o descarregar, en qualsevol
moment, les seves notificacions; gestionar estats i documentació; i aconseguir seguretat tècnica, accedint a la bústia directament amb un certificat digital, sense dependre del correu electrònic i evitant problemes com el correu brossa.

Anar a la publicació