La transformació digital de la logística documental a les organitzacions

Facility Management Magazine

Març 2019

Les organitzacions i la documentació física

Fins fa pocs anys, les carteries / estafetes de les seus corporatives, grans edificis d’oficines o parcs empresarials rebien diàriament una quantitat ingent de correu i documentació física. Si bé els volums de la documentació han anat disminuint com a conseqüència de la digitalització, continua sent imprescindible gestionar aquests fluxos de la manera més eficient: optimitzant costos i aportant valor.

La Carteria és el nexe (no només de documentació, també de la petita paqueteria i cada dia més de la paqueteria personal) entre l’entorn intern i extern de qualsevol organització, i per tant aquesta logística interna ha de ser ràpida i segura perquè les dinàmiques de negoci siguin les adequades i la productivitat de les organitzacions no es vegi afectada.

Per tant, l’especialització, la metodologia i el desenvolupament d’eines específiques permetran que una organització disposi del servei òptim, que sens dubte ha d’incorporar les últimes innovacions tecnològiques: traçabilitat integral, sistemes d’avisos d’arribades, lliuraments en format “paperless” amb signatura biomètrica digital, accés web a la informació, informació de gestió, etc.

I la paqueteria personal? Si bé la Carteria ha anat perdent cert protagonisme segons avançàvem cap a una societat més digital, l’e-commerce (paqueteria personal a les oficines) li ha donat un nou impuls i ara ens trobem en un marc especial, en el qual les organitzacions han d’assumir l’impacte de l’increment d’una activitat que no es correspon amb el seu negoci.

Aonseguir controlar i conciliar allò personal i allò professional sense generar costos addicionals per a les empreses és un repte que els experts en gestió de solucions de carteria estem ja afrontant amb èxit, mitjançant el consens de regles de negoci amb el client i una gestió online.

El correcte disseny del procés (que pot ser complementat amb lockers) i una gestió eficaç permeten assumir l’increment del flux de paqueteria entrant sense una escalada de costos, alhora que es manté els empleats satisfets, conservant el recentment adquirit “privilegi” de rebre paquets personals a la feina.

La Carteria Digital: Entorn Físic – Distribució Digital

Pot l’àrea de Carteria contribuir als processos de transformació digital que estan emprenent totes les organitzacions? Què és un Carteria Digital?

Si bé una Carteria fins ara realitzava una distribució exclusivament física, un Carteria Digital transforma els documents rebuts mitjançant eines d’escaneig i captura de dades per a la seva posterior distribució en format electrònic.

Tenint en compte que més d’un 80% dels documents que actualment rep qualsevol estructura no industrial són susceptibles de ser digitalitzats, augmenta de forma radical la rapidesa amb què flueix la informació en el si de l’organització, la seguretat i l’accessibilitat.

La Carteria Digital està alineada amb les noves tendències en entorns i espais de treball, com ara l'”oficina flexible” o els “treballadors deslocalitzats”, ja que la distribució electrònica permet els destinataris rebre la informació de forma àgil i segura, independentment de la seva ubicació, sense incórrer en costos extres (valises, missatgers, etc.)

La Carteria Digital és dual i multicanal

Addicionalment als tradicionals fluxos de paper, cada dia les organitzacions estan rebent informació per altres canals i en formats electrònics, de manera que la dualitat i la multicanalitat d’una solució d’aquestes característiques és imprescindible per poder integrar i ordenar tota aquesta informació, harmonitzant els mons físic i digital de les organitzacions.

Notificacions Electròniques Obligatòries de les Administracions Publiques: Entorn Digital – Distribució Digital

Si a l’dificultat de gestionar un entorn dual (físic i digital), afegim que les organitzacions han de complir amb les lleis 39/2015 i 40/2015, del procediment administratiu comú de les Administracions públiques, que obliga totes les empreses i autònoms a relacionar-se amb l’Administració a través de mitjans electrònics, ens trobem davant d’un veritable repte organitzatiu que afecta (ara sí) de forma transversal a tots els departaments de les empreses: legal, operatiu, financer, recursos humans, etc.

La gestió ineficient de les Notificacions Electròniques Obligatòries, podria suposar importants sancions econòmiques i administratives i, si tenim en compte del que parlem: 8.000 ajuntaments, 41 diputacions, 17 comunitats autònomes, ministeris i diversos organismes públics – DGT, Agència Tributària, Seguretat Social, Ajuntaments, etc. – que utilitzen diverses plataformes tecnològiques amb diferents nivells de compliment, el temps dedicat i els potencials riscos de sancions es multipliquen.

GIO-NEOS desenvolupat per THE MAIL COMPANY, integra els tres processos principals i permet a les organitzacions una plataforma que unifica aquests processos, sincronitzant amb un sol clic les bústies de les diferents plataformes, amb seguretat tècnica i accés directe a la bústia amb el certificat digital de l’empresa allotjat en el núvol, sense dependre d’avisos de correu electrònic i evitant problemes com l’spam.

Anar a la publicació