Mai 29, 2019 Media, Notícies i Media

Comunicar-se amb l’Administració: tot un repte (difícil) per a una pime

Cinco Días

24/05/2019

Les lleis 39/2015 i 40/2015 estan en vigor i exigeixen a les empreses mantenir les seves comunicacions amb l’Administració a través de mitjans electrònics. Analitzem amb Luis del Barrio García, Director de Màrqueting i Relacions Externes de The Mail Company les dificultats de les empreses per adaptar-s’hi.

– Quines són les majors dificultats que està trobant la pime per complir amb les notificacions electròniques obligatòries?

La principal dificultat és la manca d’un punt d’accés únic, una mica complex ja que cada empresa o autònom té relació amb diverses administracions públiques. Estem parlant d’uns 8.000 ajuntaments, 41 diputacions, 17 comunitats autònomes, ministeris i diversos organismes públics com la DGT, Agència Tributària, Seguretat Social entre altres, que utilitzen dispars plataformes tecnològiques amb diferents nivells de compliment.

Per tant, l’escenari a què s’enfronten empreses i autònoms és que les diferents Administracions i Ens Públics aniran avançant en la seva necessitat de complir la Llei cada un, al seu ritme però amb l’obligatorietat que totes elles notifiquin de forma telemàtica a octubre de 2020. Si la conjuntura actual no és senzilla, aquesta es complica encara més, ja que continuen arribant notificacions també en paper, de manera que hi ha dos canals pels quals empreses i autònoms estan rebent les notificacions: el físic i el digital.

– Què li pot passar a una empresa que no estigui complint amb aquesta normativa?

Les lleis 39/2015 i 40/2015 ja estan en vigor i els exigeixen mantenir les seves comunicacions amb l’Administració a través de mitjans electrònics, el que no és fàcil per la complexitat de l’ecosistema  de les e-seus de les diferents administracions, que hem explicat amb anterioritat.

Aquesta situació posa les empreses davant d’un escenari en el qual han de dedicar molt de temps i recursos per accedir a les seus electròniques a la recerca de Notificacions; en cas contrari, poden deixar d’atendre en termini els requeriments, de manera que els potencials riscos de sancions es multipliquen.

– Considera que les empreses estan ben adaptades a aquesta obligació? O hi ha un incompliment generalitzat?

Aquest complex i divers entorn digital dificulta una correcta adaptació de les empreses a aquesta nova forma de comunicar-se amb les administracions, de manera que, en molts casos, han anat improvisant solucions internes temporals, distribuint tasques entre diferents persones i / o àrees organitzatives amb l’ús de múltiples certificats digitals dispersos en l’organització, sistemes de distribució interna “no securitzats” i falta de regles clares de negoci, el que implica una manca de control real sobre les Notificacions i els seus terminis.

– Què aporten solucions com GIO-NEOS davant les dificultats descrites?

GIO-NEOS, la solució desenvolupada per The Mail Company per a la gestió integral i centralitzada de les Notificacions Electròniques Obligatòries de les administracions públiques, ja realitza més de 75.000 accessos mensuals a les seus electròniques només deu mesos després del seu llançament.

Davant la conjuntura actual, és especialment interessant per a una empresa comptar amb una Solució Integral, Centralitzada i Segura per a la gestió de les Notificacions. GIO-NEOS és una Solució a mida de cada organització tenint en compte la seva casuística: volums, societats, localitzacions geogràfiques, etc.

La nostra solució es basa en un mix de tecnologia i equips especialitzats, amb capacitats per rastrejar de manera sincronitzada el 100% del mapa de les AAPP a la recerca de les Notificacions i, en cas d’haver-n’hi, procedir a la seva descàrrega a través dels corresponents certificats digitals de cada organització degudament emmagatzemats de forma segura en un concentrador de certificats que permet administrar i restringir els permisos del seu ús. I el que és més important si cap, solucionar la problemàtica de distribució interna i traçabilitat a partir de les corresponents regles de negoci de cada organització.

Més en detall, i depenent de l’abast del projecte, són solucions que integren els tres principals processos: rastreig, accés i descàrrega de Notificacions; classificació i distribució interna de les Notificacions electròniques i presentació d’escrits. I tot això de forma monitoritzada i amb plena traçabilitat.

– Què es podria fer des de l’Administració per facilitar les notificacions i comunicacions electròniques?

Sens dubte, comptar amb una bústia únic ajudaria a les empreses a simplificar l’accés i la descàrrega. Però fins i tot amb el punt d’accés únic, s’han de gestionar la resta dels processos: la classificació i la distribució de les Notificacions (amb funcionalitats com els sistemes d’alertes dels venciments), així com la presentació d’escrits, de manera que la Solució GIO-NEOS seguirà sent la millor alternativa en l’àmbit empresarial per a una gestió eficient de les Notificacions.