L’aposta per la innovació i les noves tendències en els espais de treball impulsen una demanda cada vegada més gran de la Carteria Digital

The Mail Company està bolcada en la implantació de diversos projectes de Carteria Digital a diferents corporacions, principalment a Madrid i Barcelona. La Carteria Digital s’ha convertit en els últims mesos en una de les solucions més demandades de la seva cartera.

The Mail Company va introduir per primera vegada a Espanya la Carteria Digital el 2015, però ha estat aquest any quan “hem començat a advertir un increment rellevant de l’interès per aquesta solució”, assegura Luis del Barrio, Director de Relacions Externes de The Mail Company, que associa aquest interès amb “la necessitat que les organitzacions tenen per dur a terme projectes de transformació digital, així com a la influència que ha tingut l’aplicació de la Llei 39/2015 que obliga empreses i Administració a comunicar-se exclusivament a través de mitjans electrònics”.

La Carteria Digital és una solució de recepció i distribució electrònica de la documentació que rep una organització que aporta avantatges com rapidesa, accessibilitat i seguretat, augmentant la productivitat i agilitant la presa de decisions. Tal com explica José Manuel Castellví, CEO de The Mail Company, “tenint en compte que més d’un 80% dels documents que actualment rep qualsevol estructura no industrial són susceptibles de ser digitalitzats, augmenta de forma exponencial no només la rapidesa amb què flueix la informació en el si de l’organització, també la seguretat i l’accessibilitat”.

Aquesta solució, és dual, sent capaç de gestionar simultàniament fluxos físics i digitals, de manera que es constitueix com la palanca per emprendre projectes de Transformació Digital, tal com han emprès ja grans clients de The Mail Company.

En aquest aspecte Luis del Barrio assenyala que “aquestes empreses van ser early adopters de la nostra solució de Carteria Digital. Aquesta experiència ens ha servit per millorar la solució i oferir un servei 100% adaptat a tots els nostres clients”.

Solució alineada amb les noves tendències en entorns i espais de treball

Els projectes de Carteria Digital són duals i integren la distribució física de documentació i paqueteria rebuda per una organització amb un sistema d’administració i distribució digital. En l’àmbit digital, els documents són escanejats, classificats i enviats electrònicament als seus destinataris (ecosistema de bústies digitals tant departamentals com nominals “securitzades”), el que agilitza els lliuraments i facilita l’accés immediat de tots els membres de l’organització a la informació, independentment de la seva ubicació.

En aquest sentit, José Manuel Castellví apunta que la Carteria Digital s’alinea perfectament amb les noves tendències en entorns i espais de treball, ja que “permet alliberar espais per a la seva reutilització de forma més productiva; proporciona accessibilitat permanent i remota a la informació, fomentant el treball col·laboratiu, desvinculant la productivitat al lloc de treball / localització física i facilitant la conciliació laboral; facilita les dinàmiques de treball i interacció pròpies de les noves generacions (Millennials); i millora la seguretat ja que aporta plena traçabilitat pel què fa a l’accés a la informació”.

José Manuel Castellví també apunta que “tot l’anterior sense oblidar que la Carteria Digital optimitza els costos de la gestió dels documents en format físic, alliberant espai a les plantes dedicat a l’arxiu, l’ús de valises i / o correu intern per al seu moviment dins de l’organització, així com reexpedicions a l’exterior, còpies i reimpressions. El que per altra banda també contribueix a la sostenibilitat i a ser respectuosos amb el medi ambient”.

La Carteria Digital de The Mail Company va obtenir el 2018 la certificació ISO 27001: 2013, el que garanteix la seguretat de la informació protegint als seus usuaris, la seva informació i les seves dades.

Solucions per a la transformació digital

La Carteria Digital forma part del paquet de solucions de The Mail Company per a la Transformació Digital de les organitzacions, que inclou també GIO-DEX, solució que integra expedicions en format físic i electrònic i GIO-NEOS, gestió centralitzada de les Notificacions Electròniques Obligatòries de les Administracions Públiques, què actualment realitza més de 75.000 accessos mensuals (només per a un client) a les seus electròniques. Totes aquestes solucions estan integrades en la Plataforma de Gestió GIO, creada internament per la companyia i en el desenvolupament de la qual ha invertit prop d’un milió d’euros.