El Hub de Gestió de Comunicacions Corporatives de The Mail Company, una solució alineada amb el teletreball

El COVID-19 ha accelerat la implantació del teletreball en moltes organitzacions que, sense una alternativa eficient per a la gestió dels seus fluxos de documentació física, poden tenir dificultats per mantenir el ritme de la seva activitat empresarial.

The Mail Company proporciona mitjançant el seu Hub de Gestió de Comunicacions Corporatives el suport logístic documental ideal per a les organitzacions que implanten el teletreball.

La crisi sanitària produïda pel COVID-19 ha accelerat la implantació del teletreball en moltes organitzacions, que han vist en aquesta opció l’única possibilitat per mantenir actiu el seu negoci.

Els fluxos de documentació física continuen arribant a les oficines (ara tancades), i si els destinataris no reben a temps la informació que contenen aquests documents, afectarà de forma considerable a l’activitat empresarial. Si tenim en compte que part d’aquestes empreses no disposen de la infraestructura tecnològica necessària, la recerca de solucions ha de ser quelcom prioritari per a qualsevol organització.

En aquest nou escenari serà absolutament necessària una nova fórmula per a la gestió dels fluxos de documentació física“, assegura Luis del Barrio, Director de Negoci de The Mail Company, qui exposa que “ni a nivell de costos ni d’agilitat en la presa de decisions, i per tant d’eficiència, serà viable tenir un sobre amb documentació a l’oficina esperant que el seu destinatari hagi de recollir-lo, o enviar-lo al seu domicili, on desenvolupa la seva activitat“.

Estem, per tant, a les portes d’una gran transformació de la logística documental de les organitzacions, que només podrà ser digital. “Això és una cosa per al que The Mail Company ha treballat des de fa alguns anys, i no només parlem de la nostra pionera solució de Carteria Digital, de la qual ja es beneficien molts dels nostres clients, també d’una solució integral com és el Hub de Gestió de Comunicacions Corporatives“, afirma del Barrio.

El Hub de Gestió de Comunicacions Corporatives de The Mail Company gestiona i harmonitza tota la informació rebuda o enviada per una organització, independentment de qui sigui l’emissor o el destinatari, de el suport en què està continguda (paper o digital), i de l’canal físic (missatgeria, correu, distribució interna, comerç electrònic), o digital (notificacions electròniques, comunicacions certificades online, etc.).

Accés àgil a tota la informació i entorn col·laboratiu

Les capacitats del Hub de The Mail Company permeten homogeneïtzar i racionalitzar el format de totes les comunicacions d’entrada i sortida, convertint la documentació física en digital, i distribuir-les electrònicament a través d’un entorn segur de carpetes digitals (personals o departamentals) des d’on els seus destinataris poden accedir-hi de forma remota i en qualsevol moment.

A més, proporciona un entorn col·laboratiu per compartir documentació i comunicar-se de manera fàcil i efectiva tant amb usuaris interns com externs, mitjançant serveis de missatgeria instantània, xats per equips en temps real, emmagatzematge il·limitat en el núvol, videotrucades, screensharing i broadcast (tant 1 a 1 com en grup).

El Hub de Gestió de Comunicacions Corporatives de The Mail Company és modular i escalable, de manera que l’organització pot implementar la solució atenent les seves prioritats.

Beneficis per a les organitzacions

El hub proporciona accessibilitat permanent i remota a la informació, millora la seguretat ja que aporta plena traçabilitat en l’accés a la informació i faculta una major agilitat dels processos, amb augment de l’eficiència, més agilitat en la presa de decisions i, per tant, major productivitat i competitivitat. La productivitat també es veu millorada pel fet que per primera vegada queda desvinculada de la localització física de l’empleat. D’altra banda, fomenta el treball col·laboratiu i la conciliació familiar.

En el capítol de costos, el hub de The Mail Company optimitza les despeses de gestió dels documents en format físic: allibera espai dedicat a l’arxiu a les oficines, ús de valises i / o correu intern, així com reexpedicions, còpies i reimpressions. Ja que les organitzacions que l’implantin pràcticament hauran eliminat el paper de la seva activitat, aquest conjunt de solucions contribueix a més a la sostenibilitat mediambiental.