Un HUB de gestió de comunicacions corporatives

Revista IFMA

Abril 2020

Per Luis del Barrio, Director de Negoci de  The Mail Company.

RevistaIFMA - The Mail Company

La transformació digital i les noves tecnologies han canviat la manera en què les empreses gestionen la informació i la documentació que envien i reben. En pocs anys hem passat del correu físic i les trucades telefòniques a l’e-mail i les videoconferències. Dels arxius físics als discs durs i el cloud. Del correu certificat a les comunicacions electròniques certificades. I, finalment, de les notificacions administratives en paper a les NEOS (notificacions electròniques obligatòries).

El gran repte és tenir la capacitat d’harmonitzar els mons físic i digital de l’organització. D’una banda, la documentació que arriba a les organitzacions i que ha d’integrar-se amb la resta de la informació digital. I on en moltes ocasions són diferents actors els que intervenen en els processos sense existir una estratègia ni plataforma comuna.

¿Tots aquests elements són un repte per a qualsevol organització, veritat? No hauria de ser-ho si apostem per un HUB de Gestió de Comunicacions Corporatives. Un nou concepte de gestió dels fluxos d’informació i documentació que es genera en les empreses i que ha llançat per primera vegada al mercat espanyol The Mail Company.

Què és HUB de Gestió de Comunicacions Corporatives?

Un HUB, o node de gestió de comunicacions corporatives, és el centre neuràlgic en què es processa tota la informació i documentació que entra i surt de l’organització, tant física com digital. S’estableix al voltant d’una plataforma tecnològica que té la comesa d’estructurar i estandarditzar la informació, classificar-la, distribuir-la electrònicament i emmagatzemar-la perquè els integrants de l’organització puguin accedir-hi de forma àgil, fàcil i segura, tant des del seu lloc de treball com en remot, i a qualsevol hora del dia.

El HUB gestiona i harmonitza TOTA la informació rebuda, independentment de qui sigui l’emissor o el destinatari, del suport en què està continguda (paper o digital) o del canal físic (missatgeria, correu, distribució interna, e-commerce) o digital (notificacions electròniques, etc.).

Què pot fer per la vostra organització un HUB de Gestió de Comunicacions Corporatives?

  • Homogeneïtzar i Racionalitzar el format de totes les comunicacions d’entrada i sortida, convertint la documentació física en digital.
  • Classificar-la i indexar-la mitjançant les regles de negoci establertes per l’organització.
  • Distribuir-la electrònicament a través d’un entorn segur de carpetes digitals (personals o departamentals), a on els seus destinataris poden accedir de forma remota i en qualsevol moment.
  • Un entorn col·laboratiu per compartir documentació i comunicar-se de manera fàcil i efectiva tant amb usuaris interns com externs, mitjançant serveis de missatgeria instantània, xats per equips en temps real, videoconferències amb screensharing i fins i tot un gestor de tasques.
  • Centralitzar tota la informació i les comunicacions entrants, sortints i internes d’una organització en un únic node.

Com us beneficia disposar d’ell?

  • Accessibilitat permanent i remota a la informació
  • Fomenta el treball col·laboratiu
  • Desvincula la productivitat amb el lloc de treball o localització física i facilita la conciliació laboral
  • Millora la seguretat ja que aporta plena traçabilitat en l’accés a la informació.
  • Optimitza els costos de la gestió dels documents en format físic: allibera espai dedicat a l’arxiu a les oficines, ús de valises i / o correu intern, així com reexpedicions, còpies i reimpressions
  • Sostenibilitat mediambiental: la vostra organització haurà dit pràcticament adéu a el paper
  • Més agilitat en els processos, augment de l’eficiència, major agilitat en la presa de decisions, major productivitat i competitivitat.

És fàcil d’implementar?

El Hub de Gestió de Comunicacions Corporatives de The Mail Company és modular i escalable, de manera que l’organització pot implementar la solució atenent les seves prioritats.

Anar a la publicació