Digitalitzar i distribuir eficaçment la documentació física que arriba a les oficines, el desafiament actual

Facility Management Magazine

Juny 2020

Cartes, valises, sobres amb documentació, etc. continuen arribant diàriament a les oficines, però… com fer-les arribar als destinataris que teletreballen d’una forma ràpida i eficient? La crisi sanitària produïda pel COVID-19 ha accelerat la implantació del teletreball en moltes organitzacions, però part d’elles no compten amb solucions que els permetin gestionar aquests fluxos de documentació física, el que pot afectar el ritme de la seva activitat.

En aquest escenari de teletreball, les organitzacions han solucionat la situació mitjançant estratègies transitòries implementades amb més o menys encert: destinant personal per digitalitzar amb mitjans propis la documentació més urgent i enviar-la per correu electrònic, enviaments físics mitjançant serveis de missatgeria, establint horaris perquè els empleats vagin a recollir la documentació a les oficines, etc. En tots els casos, es tracta de mesures poc eficients i, per tant, insostenibles en el mitjà i llarg termini, tenint en compte que les expectatives de futur passen en gran mesura per implantar el teletreball de forma generalitzada (s’estima entre un 20% i 30%).

DMR Flash, la solució virtual implantada en només una setmana

Des de fa anys hi ha sistemes de recepció i distribució electrònica de la documentació que reben les organitzacions, el que s’anomena Carteria Digital o DMR, per les seves sigles en anglès (Digital MailRoom). I ara, The Mail Company, empresa experta en aquest servei -vam ser pioners en la introducció del DMR a Espanya el 2015, ha desenvolupat DMR Flash: la versió lite de la seva  Carteria Digital dissenyada per a ser implantada en temps rècord.

DMR Flash combina tecnologia i processos per digitalitzar tota la documentació física rebuda i distribuir-la electrònicament a través d’un sistema de safates digitals a les quals els usuaris autoritzats poden accedir de forma remota les 24h del dia. Per atendre les necessitats actuals de les organitzacions, The Mail Company ha aconseguit reduir a una setmana el seu temps d’implantació, dotant el client de fins a 5 safates digitals, per a fins a 50 usuaris i amb la capacitat de gestionar fins a 2.000 ítems mensuals.

Gràcies a la seva implantació ràpida, DMR Flash és una solució molt idònia en el context actual i pot funcionar com a fase transitòria fins a l’activació d’un servei DMR complet amb totes les seves funcionalitats. Es tracta d’una opció molt adequada per a les empreses que estan teletreballant sense tenir resolta la gestió dels fluxos de documentació, que continuen arribant a les oficines.

L’operativa documental de DMR Flash comprèn l’obertura, classificació, digitalització, indexació, distribució, arxiu i custòdia temporal de tots els documents rebuts, activitats que es desenvolupen en els Centres de Procés Documental que The Mail Company té a Barcelona i Madrid. Així mateix, DMR Flash també gestiona i ordena tota la informació digital que rep l’empresa.

A més, aquest servei proporciona traçabilitat total sobre la documentació, des de la seva recepció en els Centres de Procés de Documents fins als accessos i les accions realitzades pels usuaris en cada document digitalitzat. Una solució virtual, ràpida, fàcil segura i econòmica per gestionar tota la documentació que arriba a una oficina.

L’entorn col·laboratiu de Noysi, complement ideal per al teletreball

The Mail Company també comercialitza l’accés a l’entorn col·laboratiu Noysi, una plataforma que permet organitzar reunions amb empleats o tercers mitjançant videotrucades d’alta qualitat i seguretat, gestió de tasques, xats segurs, creació de grups de treball, screen sharing o broadcast de forma econòmica, 100% fiable i segura.

Desenvolupada íntegrament a Espanya, NOYSI és una solució escalable, altament segura i que compta ja amb desenes de milers d’usuaris que hi poden accedir de forma concurrent. A més, a diferència d’altres opcions, permet afegir usuaris externs als grups de treball, facilitant d’aquesta manera les tasques de coordinació.

Anar a la publicació