Gestionar les Notificacions Electròniques Obligatòries en el panorama actual

Lawyer press News

4 novembre 2020

Per Luis del Barrio, director de Negoci de The Mail Company

Les Administracions Publiques han retardat de nou el seu calendari d’adaptació a la Llei 39/2015 del procediment administratiu comú, que obliga totes les empreses i autònoms a relacionar-se amb l’Administració a través de mitjans electrònics i que hauria d’haver entrat en vigor definitivament el passat 2 d’octubre.

No sabem si el motiu ha vingut derivat d’aquest “terratrèmol social i econòmic” anomenat Covid-19 o hi ha altres motius de caràcter tècnic, però la realitat és que tenim una nova pròrroga de sis mesos, el que ens situa en el 2 d’abril de 2021.

Però, en primer lloc, fem una mica de memòria. Les lleis 39/2015 i 40/2015 estan en vigor des de 2016. El 4 de setembre de 2018 el BOE publicava una modificació -RD Llei 11/2018-que afectava la disposició final setena de la llei, segons la qual, entre altres, especificava que hauria d’estar disponible un punt d’accés únic general electrònic de l’Administració també a partir del 2 d’octubre d’aquest any. La modificació era una pròrroga de l’entrada en funcionament d’aquest punt únic d’accés fins al 2 d’octubre de 2020.

La nova pròrroga (igual que l’anterior) basada en el punt únic d’accés, implica buscar solucions

Què suposa aquesta nova pròrroga? Que independentment de l’existència o no d’ “una finestreta única”, les AAPP seguiran enviant les seves Notificacions, obligant les empreses a revisar bústia per bústia, seu per seu, portal per portal, a la recerca de totes elles.

Aquesta no una tasca fàcil si tenim en compte la realitat administrativa del nostre país: 8.000 ajuntaments, 41 diputacions i 17 comunitats autònomes, a més de ministeris i diversos organismes públics – DGT, Agència Tributària, Seguretat Social, ajuntaments, etc.). I, per si això fos poc, cal enfrontar-se amb diferents plataformes tecnològiques i diferents nivells de compliment.

D’altra banda, ens trobem davant d’un ecosistema de seus electròniques, organismes i concentradors inestable i canviant, la qual cosa dificulta enormement la gestió de les Notificacions. ¿Les causes ? Les diferents capes de les AAPP han anat avançant en la seva necessitat de complir la Llei mitjançant plataformes i tecnologies diverses i cadascuna d’elles al seu ritme amb la perspectiva del punt d’accés únic.

I si pensava que no hi hauria més complicacions, actualment també continuen arribant Notificacions en paper, de manera que, a la pràctica, una organització té dos canals d’entrada: el físic a les seves oficines i el digital a través de les seus electròniques.

Gestionar les notificacions “sense morir en l’intent”

Davant d’aquest repte, hem desenvolupat una solució per a la gestió centralitzada de les Notificacions, que substitueix en part el paper de la “finestreta única” i permet que una organització tingui un únic punt d’accés per rebre aquestes Notificacions o donar resposta a les mateixes a l’Administració.

La nostra solució incorpora un “mix” de tecnologia i equips especialitzats, amb capacitats per rastrejar de manera sincronitzada el 100% de mapa de les AAPP a la recerca de les notificacions i, en cas d’haver-ne, procedir a la seva descàrrega a través dels corresponents certificats digitals de cada organització, degudament emmagatzemats de forma segura en un centralitzador de certificats que permet administrar i restringir els permisos corresponents d’ús.

Esquemàticament, aquesta solució integra els tres principals processos de les Notificacions en una única plataforma:

  1. Rastreig, accés i descàrrega de Notificacions
  2. Classificació i distribució interna de les Notificacions
  3. Resposta a l’Administració: presentació d’escrits

Aquest tipus de solucions relleven les empreses de la necessitat de dedicar recursos humans per a “perseguir” les Notificacions i proporcionen tranquil·litat ja que minimitzen el risc de sancions per falta de resposta.

Les Notificacions electròniques i el teletreball com a palanca per a la transformació digital

Només a Espanya d’un dia per l’altre, milers d’empreses van tancar les seves oficines i van enviar els seus professionals a teletreballar als seus domicilis, però la documentació continuava arribant a les oficines. Els documents, molts d’ells rellevants i amb terminis com les Notificacions en paper (certificats) es van quedar sense lliurar, amb els perjudicis que això va suposar per a les empreses.

No hi ha dubte que l’impacte va ser nul en el cas de les Notificacions electròniques (digitals i que per tant no estan vinculades a una localització física com és l’oficina). Tampoc hi va haver impacte en les organitzacions que ja havien apostat per un sistema de gestió dual de la informació i de la documentació que harmonitzés els mons físic i digital: ja fos una Notificació electrònica, en paper o qualsevol altre tipus de document aquest seria rebut a temps i forma per qualsevol usuari de l’organització independentment de la seva ubicació física.

Estem per tant a les portes d’una gran transformació de la logística documental de les organitzacions, que només podrà ser digital, objectiu per al qual The Mail Company ha treballat des de fa alguns anys.

No només parlem de Carteria Digital, Valisa Digital o de la Gestió de les Notificacions; la gran oportunitat serà el desenvolupament de Solucions que permetin gestionar de forma integral la documentació, la informació i les comunicacions que s’envien o reben les organitzacions, independentment de la localització física dels empleats: teletreball, oficines flexibles, etc.

Una transformació basada en la digitalització, la gestió de les dades i el 5G.

Anar a la publicació