La Carteria del futur (automatitzada i digital): opcional o indispensable?

Revista IFMA

Abril 2021

Per Luis del Barrio, Director de Negoci de The Mail Company

Si part o tots els empleats de la vostra organització es troben entre els prop de dos milions de treballadors espanyols que van treballar a casa durant l’últim trimestre de 2020, us interessa llegir aquest article.

Efectivament, segons l’última Enquesta de Població Activa de l’Institut Nacional d’Estadística, 1,9 milions d’espanyols van teletreballar més de la meitat dels dies d’octubre a desembre de 2020, un milió més dels que ho feien només un any abans.

Aquestes dades, tot i ser conjunturals i vistes com un canvi “forçat” per les circumstàncies, han arribat per quedar-se.

Com treballarem en un futur, o en quin percentatge es mantindrà el teletreball és encara una incògnita i dependrà de diferents factors com el grau de digitalització i la cultura empresarial de les organitzacions, el rol dels empleats i el seu tipus d’activitat o la regulació laboral, però tot indica que els models híbrids seran el nou paradigma, des de dues perspectives. El com: quin model implantar, i l’on: que podria ser un “mix” entre oficina, casa i espais flexibles a demanda (Space As A Service). Tot un repte per a les organitzacions i en especial per a les àrees de Facility Management.

La transformació digital, aquest concepte que porta anys en boca de tots, però que, en realitat, poques empreses havien abordat amb profunditat, s’ha convertit en imperatiu per a totes les organitzacions.

Estem per tant ja immersos en una transformació de la logística documental de les organitzacions, que només podrà ser digital, perquè: com gestionar els fluxos d’informació i documentació amb tots els empleats d’una organització i de forma particular amb els que teletreballen?

DE L’OFICINA SENSE PAPERS als PAPERS SENSE OFICINA: EL REPTE DE DISTRIBUIR LA DOCUMENTACIÓ FÍSICA SENSE SABER ON ESTÀ SITUAT L’USUARI

Un cop garantida la fluïdesa en la comunicació verbal i interpersonal, on s’estan imposant plataformes col·laboratives, de videotrucades o les que integren diverses utilitats com NOYSI, les empreses necessiten afrontar amb garanties un altre repte: la gestió eficient dels fluxos de documentació física que continuen arribant a les oficines, i la dificultat de la seva distribució sense saber on està ubicat l’usuari.

Cal que els processos estiguin alineats amb cada empleat de l’organització. A major dimensió, més empleats o models híbrids implantats la situació es pot tornar ingovernable. Les conseqüències de no lliurar la documentació a temps no són menors: pèrdua d’agilitat en els processos i en la presa de decisions, pèrdua de productivitat o de competitivitat i amb greus conseqüències si estem parlant de documentació oficial amb terminis.

La Carteria de el Futur inclou un mòdul de carteria digital (DMR per les sigles en anglès) que combina recursos de hardware i software amb personal especialitzat per capturar la informació, transformar-la en format digital i distribuir-la electrònicament als destinataris de forma àgil i controlada, permetent accedir-hi en qualsevol moment i des de qualsevol lloc.

UN MODEL DUAL, PERSONALITZAT I MULTICANAL

És una utopia pensar que tots els ítems rebuts en una organització puguin ser digitalitzables. La solució que a The Mail Company estem implantant per als nostres clients és una solució dual que harmonitza els mons físic i digital de les organitzacions i per tant amb capacitats per gestionar el 100% de la documentació i petita paqueteria que rep (o remet) qualsevol organització.

Addicionalment als tradicionals fluxos de paper, la majoria de les organitzacions estan rebent constantment informació per altres canals i en formats electrònics com les Notificacions Electròniques Obligatòries de les administracions públiques, de manera que l’omnicanalidad és imprescindible per poder integrar tots els fluxos (físics i digitals), ordenar totes aquestes dades i tenir un únic canal de comunicació.

L’exclusiva Plataforma tecnològica GIO desenvolupada per The Mail Company és la palanca per al desenvolupament de models de gestió innovadors, alternativa als més tradicionals basats en mà d’obra, maximitzant la productivitat, minimitzant els errors, automatitzant els processos i posant a disposició dels usuaris funcionalitats imprescindibles per a les “noves” organitzacions amb oficina flexible, teletreball, models híbrids, etc.

ELS BENEFICIS

La informació flueix immediatament i millora la seguretat de la informació, amb plena traçabilitat en l’accés a la mateixa, estant certificada amb l’estàndard ISO 27001.

Fomenta el treball col·laboratiu, desvinculant la productivitat del lloc de treball o localització física i per tant alineada amb les noves tendències en entorns de treball i el teletreball.

Optimitza els costos de la gestió dels documents en format físic: allibera espai dedicat a l’arxiu per a la seva reutilització de forma més productiva, elimina l’ús de valises i / o correu intern, així com les reexpedicions a l’exterior, còpies i reimpressions. I tot això contribueix, a més, a una relació més sostenible amb el medi ambient ja que redueix la petjada de carboni i restringeix a l’màxim l’ús de paper.

Veure publicació