Serviços e processos alinhados com a sustentabilidade

Facility Management & Services

11/04/2018

Por Luis del Barrio
Diretor de Marketing e Relações Externas da The Mail Company

Baixo a filosofia do Wellbeing, está sendo dada atenção a uma nova configuração de espaços de trabalho para torná-los mais agradáveis ​​e motivadores. Esta aposta completa-se com novas formas de gerir os serviços que suportam as rotinas de trabalho dos profissionais dentro destes edifícios apostando na racionalização dos processos onde a transformação digital é cada vez mais importante.

Mailroom, um serviço crítico que ajuda a sustentabilidade dos edifícios

O Mailroom é uma unidade operacional crítica e essencial em grandes corporações, edifícios e parques empresariais. É o link físico (documentação e pacotes) entre o ambiente interno e externo de qualquer organização. O equilíbrio entre a velocidade para garantir a dinâmica dos negócios relacionada aos fluxos de informação e sustentabilidade foi um dos desafios que enfrentamos da The Mail Company como uma empresa especializada em consultoria e desenvolvimento de soluções. Portanto, as funcionalidades da nossa plataforma GIO e o desenvolvimento de nossa própria metodologia nos permitem operar de maneira mais eficiente e sustentável.

O agrupamento de entregas em rodadas de entrega evita o uso intensivo de transportadores e mensageiros de elementos comuns, como elevadores e iluminação. Desta forma, o consumo de energia é otimizado, tornando o edifício uma instalação muito mais eficiente e isso não seria possível sem o nosso “Expertise”. Por outro lado, a Plataforma GIO (tecnologia própria) incorpora um módulo de entrega com um sistema de assinatura biométrica multi-digital em um dispositivo eletrônico, para o controle de entrega de documentos e encomendas, transformando a assinatura tradicional em recebimentos de entrega física, por processos 100% digital.

Poupança de 15 toneladas de CO2

O Paperless Project, promovido pela The Mail Company, é uma evolução dos nossos serviços de Mailroom para o conceito “Mailroom 2.0”, que envolve a transformação da maior parte dos processos físicos de un Mailroom em digitais, com os consequentes benefícios em termos de de agilidade e eficiência, como um prelúdio para o Digital Mailroom, onde passamos da gestão de documentação para um verdadeiro gerenciamento de informações dentro de nossas organizações. E, claro, fundamental na preservação do meio ambiente. Além de economizar em papel, impressão e gerenciamento de arquivos, a automação do processo agiliza a entrega e permite o acesso imediato às informações.

Para concluir alguns dados. A implementação do projeto Paperless no início de 2016 poupou a alguns clientes da The Mail Company mais de 2.000 kg de papel por ano, o que significou evitar o abate de mais de 300 árvores, economizando mais de 531.000 litros de água, e evitar emissões de 15 toneladas de CO2