Mailroom, edifícios e sustentabilidade

El Mundo Innovadores

15/05/2018

Por Luis del Barrio, Diretor de Marketing e Relações Externas da The Mail Company

Nos últimos anos, sob a filosofia do bem-estar, atenção especial está sendo dada a uma nova configuração dos espaços de trabalho, para torná-los mais agradáveis ​​e motivadores para os profissionais. Esse compromisso claro com o continente está sendo completado com novas formas de gerenciar o conteúdo, ou seja, pelos serviços que apóiam as rotinas de trabalho dos profissionais dentro dos referidos edifícios. Como? Apostando, em alguns casos, na racionalização dos processos em que a tecnologia é cada vez mais importante ou na inovação e ruptura associada à Transformação Digital.

O Mailroom é uma unidade operativa crítica e essencial em Grandes Corporações, Edifícios e Parques Empresariais que se constitui no nexo físico (documentação e parcelas) entre o ambiente interno e externo de qualquer organização. O equilíbrio entre velocidade para garantir a dinâmica dos negócios relacionados a fluxos de informação e sustentabilidade foi um dos desafios que enfrentamos da The Mail Company como uma empresa especializada em desenvolvimento de Consultoria e Soluções. Portanto, as funcionalidades da nossa plataforma GIO e o desenvolvimento de nossa própria metodologia nos permitem operar de maneira mais eficiente e sustentável.

O agrupamento de entregas em rodadas de entrega evita o uso intensivo de transportadores e mensageiros de elementos comuns, como elevadores e iluminação. Desta forma, o consumo de energia é otimizado, tornando o edifício uma instalação muito mais eficiente e isso não seria possível sem a nossa “Expertise”. Por outro lado, a Plataforma GIO, que desde sua criação em 2014 já realizou 18 milhões de operações, incorpora um módulo de entrega com um sistema de assinatura biométrica multi-digital em um dispositivo eletrônico, para o controle de entrega de documentos e encomendas, transformando a assinatura tradicional em recibos de entrega física, por processos 100% digitais.

Poupança de 15 toneladas de CO2
O projecto Paperless, promovido pela The Mail Company, é uma evolução dos nossos serviços de Mailroom para o conceito “Mailroom 2.0”, que envolve a transformação da maioria dos processos físicos de um Mailroom em digitais, com os consequentes benefícios em termos de de agilidade e eficiência, como um prelúdio para o Mailroom Digital, onde passamos da gestão de documentos para uma verdadeira gestão de informações dentro de nossas organizações com benefícios exponenciais em termos ambientais: economia de papel, impressão ou gerenciamento de arquivos e de produtividade: automação de processos ou acesso imediato a informações.

Para concluir alguns dados. A implementação do projeto sem papel no início de 2016 poupou a alguns clientes da The Mail Company mais de 2.000 kg de papel por ano, o que significou evitar o abate de mais de 300 árvores, economizando mais de 531.000 litros de água e evitar emissões de 15 toneladas de CO2.