“As empresas já são obrigadas por lei a se comunicar com a Administração apenas por meio eletrônico”

Facility Management Magazine

Janeiro 2019

Entrevista com José Manuel Castellví, Fundador e CEO da The Mail Company, para o Magazine Facility Managament and Services.

A The Mail Company, fundada em 2000, é uma empresa espanhola especializada em consultoria e desenvolvimento de soluções customizadas nas áreas de Transformação Digital, Expedições e Serviços Auxiliares. Com delegações em Madri, Barcelona, ​​Lisboa e operações em toda a península, a The Mail Company está ganhando mercado oferecendo aos seus clientes plataformas de serviços integrados que harmonizam o mundo físico e digital, o que significa para seus clientes controle de custos, eficiência, segurança e validade legal total. Seu co-fundador e CEO é José Manuel Castellví.

O que as Leis 39/2015 e 40/2015 consistem na obrigatoriedade de as empresas manterem suas comunicações com a Administração por meio eletrônico?
Em vigor desde 2016, no dia 2 de outubro serão incorporados dois de seus aspectos mais inovadores e que marcam o início e o final de todo o processamento eletrônico: o registro eletrônico e o arquivo eletrônico único. Não há como voltar atrás, agora as empresas, por lei, só podem se comunicar com a Administração por meios eletrônicos, o que constitui um verdadeiro desafio para as empresas, afetando vários níveis: legal, operacional, financeiro, etc.

No entanto, e publicado no Diário Oficial em 4 de setembro, há uma modificação para o referido obrigatório …
A modificação não afeta a obrigação de se comunicar eletronicamente com a Administração, mas sim com a sétima disposição final da referida lei, segundo a qual, entre outros, um ponto de acesso eletrônico geral da Administração deve estar disponível. E como esperávamos, esse não será o caso, estendendo-se até 2 de outubro de 2020 …

E as empresas estão prontas?
O oposto! Essa modificação complica ainda mais a situação. O cumprimento desta Lei já gerou em si a problemática organizacional que as empresas têm como comentamos anteriormente. A novidade implica que agora as empresas, em vez de ter um único ponto de acesso, podem ser notificadas por qualquer nível das Administrações Públicas sem aviso prévio por via electrónica: no momento, mais de 8.000 municípios, 41 conselhos, 17 comunidades autónomas, Ministérios e diversos órgãos públicos utilizam diferentes plataformas tecnológicas e diferentes níveis de conformidade …

Que resposta você dá da The Mail Company para essa necessidade das empresas?
Nossa resposta é a solução GIO-NEOS, uma solução que integra uma plataforma única -GIO – as três principais etapas nas notificações eletrônicas obrigatórias do AA.PP que são: Acesso e download de notificações eletrônicas; Classificação e distribuição interna de notificações eletrônicas e submissão de briefs; tudo de forma monitorada e rastreabilidade total. O GIO-NEOS é agora mais necessário do que nunca para as empresas, dado que as administrações públicas continuarão a migrar para um ambiente digital sem esse único ponto de acesso.

Como funciona o GIO-NEOS?
Nossa mistura de tecnologia e pessoal especializado sincroniza 100% mapa da AAPP para relatórios e, se for o caso, começa a baixar através dos certificados digitais correspondentes de nossos clientes, devidamente armazenados com segurança em um certificado hub que permite gerenciar e restringir as permissões correspondentes.

Quanto à classificação e distribuição de notificações, não é um assunto trivial, pois é necessário estabelecer as regras de negócio e as políticas de distribuição de cada organização cliente de forma ágil e precisa, pois uma vez baixadas elas são notificadas e os prazos começam a correr . Em relação à apresentação significa que, embora atualmente cada unidade de negócio parece lidar com seus próprios esforços e tê-lo controlado, não ocuparles valioso tempo que pode ser dedicado a tarefas de maior valor, para não mencionar a conveniência de um sistema centralizado efeitos de uma rastreabilidade e controle adequados.

GIO-NEOS incorpora sua Gestão Integrada de Operações (GIO) …
Na verdade, GIO-NEOS, o módulo específico para a gestão das notificações electrónicas, atesta o sucesso da GIO, com o qual temos feito em 4 anos 18 milhões de transações de três tipos: tradicional Carteria, e-Courier Management (mensagens) e itens relacionados à Transformação Digital, que inclui a distribuição eletrônica de documentos dentro da solução Digital Cartería. A GIO está sendo um elemento chave para melhorar a eficiência dos serviços e, sobretudo, para promover a transformação digital das empresas.