Notificações eletrônicas obrigatórias das administrações públicas, um desafio para as empresas

Somos Capaces (Revista Grupo SIFU)

Março 2019

Notificações eletrônicas obrigatórias das administrações públicas são um verdadeiro desafio organizacional para as empresas. Leis 39/2015 e 40/2015, o Procedimento Administrativo Administração Pública Comum (AAPP), em vigor desde 2016, exigem a todas as empresas e freelancers para se relacionar com a administração através de meios electrónicos. Se acrescentarmos a isso, desde 2 de outubro do ano passado, a Lei 39/2015 é totalmente aplicável (não há como voltar atrás), estamos enfrentando um verdadeiro desafio organizacional que afeta todas as áreas do empresas: jurídicas, operacionais, financeiras, recursos humanos, etc.

Muitas agências e plataformas

Se considerarmos que falamos de 8.000 municípios, 41 conselhos municipais, 17 regiões, ministérios e várias agências governamentais (DGT, Repartição de Finanças, Segurança Social …), usando várias plataformas tecnológicas diferentes níveis de conformidade, o tempo, gasto e os riscos potenciais das sanções se multiplicam.

O cenário que estamos enfrentando agora é que as diferentes camadas da AAPP vai avançar em sua necessidade de aplicação da lei com a implantação de plataformas e tecnologias diferentes, e cada um deles em seu próprio ritmo, com a perspectiva de ponto de acesso único. E se você pensou que não haveria mais complicações, as notificações em papel continuam chegando hoje, então há dois canais de entrada de notificações nas empresas: físicos e digitais.

Assim, a solução certa para as empresas consiste em um mix de tecnologia e equipamentos especializados, com capacidade de rastrear de forma sincronizada 100% do mapa de
o AAPP em busca das notificações e, se houver, proceder ao seu download através dos correspondentes certificados digitais de cada organização (armazenados de forma segura
em um concentrador de certificados que permite gerenciar e restringir as permissões correspondentes).

Mais detalhadamente, seriam soluções que integram os três principais processos: rastreamento, acesso e download de notificações; classificação e distribuição interna de notificações eletrônicas; e apresentação de escritos. Além disso, todos esses processos devem ser monitorados e com total rastreabilidade.

Além disso, a classificação e a distribuição das notificações devem ser levadas em conta. É importante estabelecer as regras de negócios e as políticas de distribuição de cada organização cliente de maneira ágil e precisa, uma vez que, uma vez baixadas, elas são notificadas e os prazos começam a ser executados.

Em relação à apresentação, apesar de cada unidade de negócios aparece atualmente para lidar com seus próprios esforços e têm ocuparles controladas mantém o tempo valioso que pode ser dedicado a tarefas de maior valor.

Solução GIO-NEOS
Desenvolvida pela The Mail Company, a plataforma GIO-NEOS oferece às organizações uma solução que unifica todos os processos, sincronizando com um único clique as caixas de correio de todas as plataformas; ter vários usuários com perfis de acesso configuráveis ​​ou baixar, a qualquer momento, suas notificações; gerenciar estados e documentação; e obter segurança técnica, acessando a caixa de correio diretamente com um certificado digital, sem depender de e-mail e evitando problemas como spam.

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