A transformação digital da logística documental nas organizações

Facility Management Magazine

Março 2019

Organizações e documentação física

Até alguns anos atrás, os mailroom da sede corporativa, grandes prédios de escritórios ou parques empresariais recebiam diariamente uma enorme quantidade de correspondência e documentação física. Embora os volumes da documentação tenham diminuído como resultado da digitalização, continua sendo essencial gerenciar esses fluxos da maneira mais eficiente: otimizando custos e agregando valor.

O mailroom é o link (e não apenas documentos, também da pequena parcela e parcela cada vez mais pessoal) entre o ambiente interno e externo de qualquer organização e, portanto, esta logística interna deve ser rápida e com segurança para que a dinâmica empresarial é adequada e a produtividade das organizações não é afetada.

Portanto, a especialização, a metodologia e o desenvolvimento de ferramentas específicas, permitirão que uma organização desfrute do serviço ideal, que deve incorporar as mais recentes inovações tecnológicas: rastreabilidade completa, sistemas de alerta de chegada, entregas em formato sem papel com assinatura biométrica. digital, acesso a informações na web, informações de gerenciamento, etc.

E o serviço pessoal de encomendas? Enquanto o mailroom perdeu alguma proeminência à medida que avançou para uma sociedade digital, o e-commerce (escritórios de encomendas pessoal) deu um novo impulso e agora estamos em um quadro especial em que as organizações devem tomar o impacto do aumento da atividade que não corresponde ao seu controle negocio.

Conseguir e reconciliar o pessoal e profissional sem gerar custos adicionais para as empresas é um desafio que especialistas em gestão de mailroom já estão enfrentando com sucesso por consenso das regras de negócio com o cliente e uma gestão online.

O desenho correto do processo (que pode ser complementada com lockers) e uma gestão eficaz, pode assumir o aumento do fluxo de encomendas recebidas sem custos crescentes, enquanto os funcionários satisfeitos é mantida, preservando o “privilégio” recém-adquirida de receber pacotes pessoais no trabalho.

The Digital Mailroom: Ambiente Físico – Distribuição Digital

A área de Mailroom pode contribuir para os processos de transformação digital que estão sendo empreendidos por todas as organizações?

O que é um Digital Mailrooml?
Enquanto um Mailroom até agora fiz a distribuição exclusivamente física, o digital mailroom transforma os documentos recebidos em digitails com ferramentas e captura de dados para distribuição em formato electrónico. Dado que mais de 80% dos documentos que recebem actualmente qualquer estrutura não industrial tendem a ser digitalizados, aumenta drasticamente a velocidade dos fluxos de informação dentro da organização, segurança e acessibilidade.

O Digital Mailroom está alinhado com as novas tendências em ambientes e espaços de trabalho, como “escritório flexível” ou “trabalhadores deslocalizados” porque a distribuição electrónica permite os destinatários para receber informações de forma rápida e segura, independentemente de a sua localização, sem incorrer em custos adicionais (malas, correios, etc.)

O Digital Mailroom  é dual e multicanal

Além dos tradicionais fluxos de papel, a cada dia as organizações recebem informações através de outros canais e em formatos eletrônicos, por isso a dualidade e multicanalidade de uma solução dessas características é essencial para poder integrar e organizar toda essa informação, harmonizando mundos organizações físicas e digitais.

Notificações Eletrônicas Obrigatórias de Administrações Públicas: Ambiente Digital – Distribuição Digital

Se a dificuldade de gerenciar um ambiente dupla (física e digital), acrescentar que as organizações devem cumprir as Leis 39/2015 e 40/2015, do Procedimento Administrativo Comum da Administração Pública, que exige que todas as empresas e trabalhadores independentes relacionam com a administração através de meios electrónicos, temos um desafio organizacional real que afeta (agora eu) transversal a todas as áreas de negócio: legais, operacionais, financeiros, recursos humanos, etc.

A gestão ineficiente de notificações electrónicas obrigatórias poderia levar a sanções económicas e administrativas significativas e se considerarmos do que falamos: 8.000 municípios, 41 conselhos municipais, 17 regiões, ministérios e várias agências governamentais – DGT, Repartição de Finanças, Segurança Social, Câmaras Municipais, etc. – que utilizam diferentes plataformas tecnológicas com diferentes níveis de conformidade, o tempo gasto e os riscos potenciais de sanções multiplicam-se.

O GIO-NEOS desenvolvido pela THE MAIL COMPANY, integra os três principais processos e permite às organizações uma Plataforma que unifica esses processos, sincronizando com um único clique as caixas de correio das diferentes plataformas, com segurança técnica e acesso direto à caixa de correio com o certificado digital da empresa hospedada na nuvem, sem depender de alertas por e-mail e evitar problemas como spam.

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