Mai 29, 2019 Média, Notícias e Média

Comunicar-se com a Administração: um desafio (difícil) para uma PME

Cinco Días

24/05/2019

As leis 39/2015 e 40/2015 estão em vigor e exigem que as empresas mantenham suas comunicações com a Administração por meio eletrônico. Analisamos com Luis del Barrio García, Diretor de Marketing e Relações Externas da The Mail Company, as dificuldades das empresas para se adaptarem a ela.

– Quais são as maiores dificuldades que o SME está encontrando para cumprir as notificações eletrônicas obrigatórias?

A principal dificuldade é a falta de um único ponto de acesso, algo complexo, uma vez que cada empresa ou autônomo tem um relacionamento com várias administrações públicas. Estamos falando de 8.000 municípios, 41 conselhos, 17 comunidades autônomas, ministérios e diversos órgãos públicos, como DGT, Agência Tributária, Previdência Social, entre outros, que utilizam plataformas tecnológicas díspares com diferentes níveis de compliance.

Portanto, o cenário voltado para empresas e profissionais liberais, é que as várias administrações e entidades públicas vai avançar a sua necessidade de cumprir a lei cada um em seu próprio ritmo, mas com a exigência de que todos relatados em um telemática em Outubro de 2020. Se a situação atual não é simple, isso é ainda mais complicado, já que as notificações continuam chegando no papel, então existem dois canais pelos quais as empresas e os freelancers estão recebendo as Notificações: a física e a digital.

– O que pode acontecer com uma empresa que não está cumprindo este regulamento?

As leis 39/2015 e 40/2015 já estão em vigor e exigem que elas mantenham suas comunicações com a Administração por meio eletrônico, o que não é fácil devido à complexidade do ecossistema das sedes eletrônicas das diferentes Administrações, que explicamos com anterioridade

Essa situação coloca as empresas diante de um cenário no qual elas têm que dedicar muito tempo e recursos para acessar as Sedes Eletrônicas em busca de Notificações, caso contrário, elas podem deixar de atender aos requisitos a tempo, então os riscos potenciais de sanções, se multiplicam.

– Você considera que as empresas estão bem adaptadas a essa obrigação? Ou existe uma não conformidade generalizada?

Este ambiente digital complexo e diversificado impede uma adaptação adequada das empresas a esta nova forma de comunicação com o governo, de modo que, em muitos casos, foram improvisando soluções internas temporárias, distribuindo tarefas entre diferentes pessoas e / ou áreas organizacionais com uso de múltiplos certificados digitais dispersos na organização, sistemas de distribuição interna “inseguros” e falta de regras claras de negócios que impliquem uma falta de controle real sobre as Notificações e seus prazos.

– O que soluções como o GIO-NEOS contribuem para as dificuldades descritas?

A GIO-NEOS, solução desenvolvida pela The Mail Company para a gestão integral e centralizada das Notificações Eletrônicas Obrigatórias das Administrações Públicas, já faz mais de 75 mil acessos mensais aos Escritórios Eletrônicos apenas dez meses após seu lançamento.

Dada a situação atual, é especialmente interessante para uma empresa ter uma Solução Integral, Centralizada e Segura para o gerenciamento de Notificações. O GIO-NEOS é uma solução adaptada a cada organização, levando em consideração sua casuística: volumes, empresas, localizações geográficas, etc.

Nossa Solução é baseada em um mix de tecnologia e equipamentos especializados, com capacidade de rastrear de forma sincronizada o 100% do mapa AAPP em busca das Notificações e, se houver, proceder ao seu download através dos correspondentes certificados digitais de cada organização devidamente armazenada com segurança em um concentrador de certificados que permite gerenciar e restringir as permissões de seu uso. E o que é mais importante, se possível, resolver o problema de distribuição interna e rastreabilidade das regras de negócios correspondentes de cada organização.

Mais detalhadamente, e dependendo do escopo do projeto, são soluções que integram os três principais processos: rastreamento, acesso e download de Notificações; classificação e distribuição interna de notificações eletrônicas e terceiro, submissão de escritos. E tudo isso de forma monitorada e com total rastreabilidade.

– O que poderia ser feito da Administração para facilitar notificações e comunicações eletrônicas?

Sem dúvida, ter uma única caixa de correio ajudaria as empresas a simplificar o acesso e o download. Mas, mesmo com o ponto de acesso único, o restante dos processos deve ser gerenciado: a classificação e distribuição das Notificações (com sistemas de aviso funcionais para as datas de vencimento), bem como a apresentação de resumos, pelo que a solução O GIO-NEOS continuará a ser a melhor alternativa na área de negócios para um gerenciamento eficiente de notificações.