O compromisso com a inovação e novas tendências nos espaços de trabalho impulsionam uma demanda crescente por o Digital Mailroom

A Mail Company está focada na implementação de vários projetos de Digital Mailroom em diferentes corporações, principalmente em Madri e Barcelona. O Digital Mail room tornou-se nos últimos meses uma das soluções mais exigidas em seu portfólio.

A Mail Company introduziu pela primeira vez o correio digital espanhol na Espanha em 2015, mas foi neste ano que “começamos a notar um aumento significativo no interesse por essa solução”, diz Luis del Barrio, diretor de relações externas da The Mail Company, que associa esse interesse à “necessidade que as organizações têm de realizar projetos de transformação digital, bem como a influência que a aplicação da Lei 39/2015 teve que obriga as empresas e a Administração a se comunicarem exclusivamente através de de mídia eletrônica”.

O Digital Mailroom é uma solução para receber e distribuir documentos eletrônicos recebidos por uma organização que oferece vantagens como velocidade, acessibilidade e segurança, aumentando a produtividade e agilizando a tomada de decisões. Como explica José Manuel Castellví, CEO da The Mail Company, “levando em conta que mais de 80% dos documentos atualmente recebidos por qualquer estrutura não industrial tendem a ser digitalizados, ela aumenta exponencialmente não apenas a velocidade com que flui informação dentro da organização, também segurança e acessibilidade”,

Esta solução é dupla, sendo capaz de gerenciar simultaneamente fluxos físicos e digitais, razão pela qual é constituída como alavanca para empreender projetos de Transformação Digital, como os grandes clientes da The Mail Company já realizaram.

A esse respeito, Luis del Barrio ressalta que “essas empresas foram pioneiras no nosso serviço de Digital Mailroom. Essa experiência nos ajudou a melhorar a solução e oferecer um serviço 100% adaptado a todos os nossos clientes”.

Solução alinhada com novas tendências em ambientes e espaços de trabalho
Os projetos da Digital Mailroom são duplos e integram a distribuição física de documentação e pacotes recebidos por uma organização com um sistema de distribuição e administração digital.
No campo digital, os documentos são digitalizados, classificados e enviados eletronicamente aos seus destinatários (ecossistema de caixas de correio digitais departamentais e nominais “seguros”), o que agiliza as entregas e facilita o acesso imediato de todos os membros da organização ao informações, independentemente da localização.

Nesse sentido, José Manuel Castellví destaca que o Digital Mailroom está perfeitamente alinhado às novas tendências em ambientes e espaços de trabalho, já que “permite liberar espaços para reutilização de forma mais produtiva; fornece acesso permanente e remoto a informações, promovendo o trabalho colaborativo, desconectando a produtividade do local de trabalho / físico e facilitando a conciliação do trabalho; facilita a dinâmica de trabalho e interação das novas gerações (Millennials); e melhora a segurança, pois fornece total rastreabilidade em termos de acesso à informação”.

José Manuel Castellví, CEO da The Mail Company, também observa que “todos os itens acima, sem esquecer que o Digital Mailroom otimiza os custos de gerenciamento de documentos em formato físico, liberando espaço nas plantas dedicadas ao arquivamento, ao uso de malas e / ou correio interno para o seu movimento dentro da organização, bem como encaminhamento para o exterior, cópias e reimpressões. O que também contribui para a sustentabilidade e para ser ecologicamente correto”.

O The Mail Company Digital Mailroom obteve em 2018 a certificação ISO 27001: 2013, que garante a segurança das informações protegendo seus usuários, suas informações e seus dados.

Soluções para transformação digital
O Digital Mailroom faz parte do pacote de Soluções da The Mail Company para a Transformação Digital das organizações, que também inclui a GIO-DEX, uma solução que integra remessas de formato físico e eletrônico e GIO-NEOS, gerenciamento centralizado de Notificações Eletrônicas Obrigatórias de Administrações Públicas, que atualmente faz mais de 75.000 acessos mensais (somente para um cliente) para a Sede Eletrônica. Todas estas soluções estão integradas na Plataforma de Gestão GIO, criada internamente pela empresa e em cujo desenvolvimento investiu cerca de um milhão de euros.