Jul 23, 2019 Média

Rumo a um único ponto de notificações eletrônicas para todas as administrações públicas

ACFM Blog

02/07/2019

Recentemente, o Registro de Economistas Fiscais Fiscais (REAF), órgão especializado em assessoria tributária do Conselho Geral de Economistas da Espanha, destacou que era necessário viabilizar um ponto único de acesso às Obrigatórias Notificações Eletrônicas de Entidades Públicas e Administrações.

Depois de analisar a situação atual, os economistas notaram os problemas que estão ocorrendo, especialmente com organizações que têm implantação em diferentes comunidades e municípios e, portanto, têm um relacionamento com diferentes administrações, o que é muito complexo se considerarmos do que estamos falando: cerca de 8.000 municípios, 41 conselhos, 17 comunidades autônomas, ministérios e diversos órgãos públicos, como DGT, Agência Tributária, Previdência Social, entre outros, que utilizam diferentes plataformas tecnológicas com diferentes níveis de conformidade.

Isso causa grande incerteza e desinformação das empresas, como destacaram em comunicado em que expressaram que a situação atual provoca “um dano evidente àqueles administrados também às Administrações, além de litígios desnecessários”, penalizando uma boa governança corporativa nas empresas, de uma questão tão crítica, como a comunicação com a Administração Pública.

É curioso ver como uma medida projetada para transformar digitalmente a Administração e facilitar a comunicação está sendo contraproducente para muitas empresas. E é fundamentalmente devido à falta de um único ponto de acesso, onde todas as Notificações Eletrônicas são centralizadas.

As leis 39/2015 e 40/2015 já estão em vigor.
As Leis 39/2015 e 40/2015, vigentes, obrigam (empresas e autônomos) a manter suas comunicações com a Administração por meio eletrônico, para que as notificações administrativas às empresas deixem de ser feitas em sua sede por correio certificado, a ser feito através das diferentes Plataformas Eletrônicas. Isso significa que eles têm que acessar essas Sedes eletrônicas regularmente porque, após 10 dias, baixar ou não, elas serão notificadas.

A notificação pode ser feita através do endereço eletrônico autorizado exclusivo, por meio de aparição eletrônica na sede da Administração ou Agência agindo ou por ambos os sistemas. Além disso, se a parte interessada tiver comunicado um endereço de e-mail, a Administração enviará uma notificação da notificação pelos referidos meios, sem a falta de prática desta notificação, impedindo que a notificação seja considerada totalmente válida.

O tempo gasto e os riscos potenciais das sanções se multiplicam.
O cenário que enfrentamos agora é que, as diferentes camadas do AA.PP, estarão avançando em sua necessidade de cumprir a Lei através da implementação de diversas plataformas e tecnologias e cada uma delas em seu próprio ritmo, com a perspectiva do ponto de acesso único. E se eu pensasse que não haveria mais complicações, as notificações em papel continuam chegando hoje, então a situação atual é que existem dois canais de entrada de Notificações nas empresas: físicas e digitais.

Como deve ser a solução certa para as empresas? Uma mistura de tecnologia e equipamentos especializados, com capacidade para rastrear 100% do mapa AA.PP de maneira sincronizada. em busca das Notificações e, se houver, proceder ao seu download através dos correspondentes certificados digitais de cada organização (devidamente armazenados de forma segura em um centralizador de certificados digitais, o que permite administrar e restringir as autorizações correspondentes).

Mais detalhadamente, seriam soluções que integram os três principais processos: rastreamento, acesso e download de Notificações; Classificação e distribuição interna de notificações eletrônicas; Apresentação de escrita. E todos esses processos devem ser monitorados e com total rastreabilidade.

A classificação e distribuição de Notificações não é uma questão menor, pois é possível estabelecer as regras de negócio e políticas de distribuição de cada organização cliente de forma ágil e precisa, uma vez que, uma vez baixadas, são fornecidas pelo Notified e os prazos começam a correr .

Quanto à apresentação, significa que, embora atualmente cada unidade de negócio pareça cuidar de seus próprios esforços e tê-la sob controle, ela não deixa de dedicar um tempo valioso que pode dedicar a tarefas de maior valor, sem esquecer a conveniência de um sistema centralizado efeitos de rastreabilidade e controle adequados.

Em suma, seria uma pena que uma medida concreta e poderosa, embora obrigatória, assim como a obrigação das empresas de se comunicarem eletronicamente com a administração, fosse agora diluída pela reivindicação de algumas entidades públicas de não cederem à criação de uma registro único. A capacidade técnica já existe; Um acordo entre AA.PP está faltando agora, para facilitar as operações cotidianas das empresas e, acima de tudo, para gerenciar a gestão de Notificações de forma mais eficiente.

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