O Hub de Gestão de Comunicações Corporativas da The Mail Company, uma solução alinhada ao teletrabalho

O COVID-19 acelerou a implementação do teletrabalho em muitas organizações que, sem uma alternativa eficiente para gerenciar seus fluxos de documentação física, podem ter dificuldade em acompanhar sua atividade comercial.

A The Mail Company fornece, por meio de seu hub de gestão de comunicações corporativas, o suporte ideal à logística documental para organizações que implementam o teletrabalho.

A crise da saúde causada pelo COVID-19 acelerou a implementação do teletrabalho em muitas organizações, que viram essa opção como a única possibilidade de manter seus negócios ativos.

Os fluxos de documentação física continuam chegando aos escritórios (agora fechados) e, se os destinatários não receberem as informações contidas nesses documentos a tempo, isso afetará significativamente a atividade comercial. Se considerarmos que parte dessas empresas não possui a infraestrutura tecnológica necessária, a busca de soluções deve ser uma prioridade para qualquer organização.

Nesse novo cenário, uma nova fórmula para o gerenciamento de fluxos de documentação física será absolutamente necessária“, diz Luis del Barrio, diretor comercial da The Mail Company, que afirma que “nem em termos de custos nem agilidade no tomada de decisão e, portanto, eficiência, será possível ter um envelope com documentação no escritório aguardando o destinatário pegá-lo ou enviá-lo para sua casa, onde realiza sua atividade”.

Estamos, portanto, à beira de uma grande transformação na logística documental das organizações, que só pode ser digital. “Isso é algo em que a The Mail Company trabalha há alguns anos, e não apenas falamos da nossa pioneira solução de mailroom digital, da qual muitos de nossos clientes já se beneficiam, também de uma solução abrangente, como o Hub de Gestão de Comunicações Corporativas”, afirma del Barrio.

O hub de gerenciamento de comunicações corporativas da The Mail Company gerencia e harmoniza todas as informações recebidas ou enviadas por uma organização, independentemente de quem é o remetente ou o destinatário, o meio em que está contida (em papel ou digital) e o canal físico (mensagens, correio, distribuição interna, comércio eletrônico) ou digital (notificações eletrônicas, comunicações online certificadas etc.).

Acesso ágil a todas as informações e ambiente colaborativo

Os recursos do The Mail Company Hub permitem que o formato de todas as comunicações recebidas e enviadas seja homogeneizado e racionalizado, transformando a documentação física em digital e distribuindo-a eletronicamente através de um ambiente seguro de pastas digitais (pessoais ou departamentais) de onde os destinatários podem acessá-los remotamente e a qualquer momento.

Além disso, fornece um ambiente colaborativo para compartilhar documentação e comunicar-se de maneira fácil e eficaz com usuários internos e externos, por meio de serviços de mensagens instantâneas, bate-papos em tempo real, armazenamento em nuvem ilimitado, chamadas de vídeo, compartilhamento de tela e transmissão (ambos 1 1 como um grupo).

O hub de gerenciamento de comunicações corporativas da Mail Company é modular e escalável, para que a organização possa implementar a solução com base em suas prioridades.

Benefícios para as organizações

O hub fornece acessibilidade permanente e remota às informações, melhora a segurança, pois oferece total rastreabilidade no acesso às informações, e permite maior agilidade nos processos, com maior eficiência, maior agilidade na tomada de decisões e, por tanto, maior produtividade e competitividade.

A produtividade também é aprimorada pelo fato de que, pela primeira vez, é desconectada da localização física do funcionário. Por outro lado, incentiva o trabalho colaborativo e a reconciliação familiar.

No capítulo de custos, o hub The Mail Company otimiza as despesas de gerenciamento de documentos em formato físico: libera espaço dedicado ao arquivamento em escritórios, uso de malas e / ou correio interno, além de reedições, cópias e reimpressões. Como as organizações que a implementam praticamente eliminaram o papel de suas atividades, esse conjunto de soluções também contribui para a sustentabilidade ambiental.