Um HUB de gestão de comunicações corporativas

Revista IFMA

Abril 2020

Por Luis del Barrio, Diretor de Negócio da The Mail Company.

RevistaIFMA - The Mail Company

A transformação digital e as novas tecnologias mudaram a maneira como as empresas gerenciam as informações e a documentação que enviam e recebem. Em alguns anos, passamos de correio físico e telefonemas para e-mail e videoconferências. De arquivos físicos a discos rígidos e a nuvem. Do correio certificado às comunicações eletrônicas certificadas. E, finalmente, das notificações administrativas em papel para o NEOS (notificações eletrônicas obrigatórias).

O grande desafio é ter a capacidade de harmonizar os mundos físico e digital da sua organização. Por um lado, a documentação que chega às organizações e deve ser integrada ao restante das informações digitais. E onde, em muitas ocasiões, diferentes atores estão envolvidos nos processos sem uma estratégia ou plataforma comum.

Todos esses elementos são um desafio para qualquer organização, certo? Não deveria ser se apostássemos em um HUB para gerenciamento de comunicações corporativas. Um novo conceito de gerenciamento e documentação do fluxo de informações que é gerado nas empresas e que a The Mail Company lançou pela primeira vez no mercado espanhol.

O que é o HUB de gerenciamento de comunicações corporativas?

Um HUB, ou nó de gerenciamento de comunicações corporativas, é o centro nervoso em que são processadas todas as informações e documentação que entram e saem da organização, tanto físicas quanto digitais. Ele é estabelecido em torno de uma plataforma tecnológica que tem a tarefa de estruturar e padronizar informações, classificá-las, distribuí-las eletronicamente e armazená-las para que os membros da organização possam acessá-las de maneira ágil, fácil e segura, tanto no local de trabalho. como remota e a qualquer hora do dia.

O HUB gerencia e harmoniza TODAS as informações recebidas, independentemente de quem é o emissor ou o destinatário, o meio em que está contido (papel ou digital) ou o canal físico (mensagens, correio, distribuição interna, comércio eletrônico) ou digital (notificações eletrônico etc.).

O que um HUB de gerenciamento de comunicações corporativas pode fazer pela sua organização?

  • Homogeneizar e racionalizar o formato de todas as comunicações de entrada e saída, transformando a documentação física em digital.
  • Classifique e indexe-os usando as regras de negócios estabelecidas pela organização.
  • Distribua-os eletronicamente através de um ambiente seguro de pasta digital (pessoal ou departamental), onde seus destinatários possam acessá-los remotamente e a qualquer momento.
  • Um ambiente colaborativo para compartilhar documentação e se comunicar de maneira fácil e eficaz com usuários internos e externos, por meio de serviços de mensagens instantâneas, bate-papos em equipe em tempo real, videoconferência com compartilhamento de tela e até mesmo um gerenciador de tarefas.
  • Centralize todas as informações e as comunicações recebidas, enviadas e internas de uma organização em um único nó.

Como isso o beneficia?

  • Acessibilidade permanente e remota à informação
  • Incentivar o trabalho colaborativo
  • Desconecte a produtividade do local de trabalho ou físico e facilite o equilíbrio entre vida profissional e pessoal
  • Melhora a segurança, pois fornece total rastreabilidade no acesso às informações.
  • Otimiza os custos de gerenciamento de documentos em formato físico: libera espaço dedicado ao arquivamento em escritórios, uso de malas e / ou correio interno, além de reedições, cópias e reimpressões
  • Sustentabilidade ambiental: sua organização praticamente se despediu do papel
  • Maior agilidade nos processos, maior eficiência, maior agilidade na tomada de decisões, maior produtividade e competitividade

É fácil de implementar?

O Hub de gerenciamento de comunicações corporativas da Mail Company é modular e escalável, para que a organização possa implementar a solução com base em suas prioridades.

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