Digitalizar e efetivamente distribuir a documentação física que chega aos escritórios, o desafio atual

Facility Management Magazine

Junho 2020

Cartas, malas, envelopes com documentação, etc. Eles continuam chegando diariamente nos escritórios, mas… como podemos levá-los aos destinatários que trabalham com rapidez e eficiência? A crise de saúde causada pelo COVID-19 acelerou a implementação do teletrabalho em muitas organizações, mas parte delas não possui soluções que lhes permitam gerenciar esses fluxos de documentação física, o que pode afetar o ritmo de suas atividades.

Nesse cenário de teletrabalho, as organizações resolveram a situação por meio de estratégias transitórias implementadas com mais ou menos sucesso: designar pessoal para digitalizar a documentação mais urgente com seus próprios meios e enviá-la por email, remessas físicas por meio de serviços de mensagens, estabelecendo cronogramas para que os funcionários vão coletar documentação dos escritórios, etc. Em todos os casos, essas são medidas ineficientes e, portanto, insustentáveis ​​a médio e longo prazo, levando em consideração que as expectativas futuras dependem amplamente da implementação do teletrabalho de maneira geral (estimada em 20% -30%).

DMR Flash, a solução virtual implementada em apenas uma semana

Durante anos, existem sistemas de recepção e distribuição eletrônicos para a documentação que as organizações recebem, chamadas Digital Mailroom ou DMR, por sua sigla em inglês. E agora, a The Mail Company, uma empresa especializada nesse serviço – fomos pioneiros na introdução do DMR na Espanha em 2015-, desenvolveu o DMR Flash: a versão lite do seu Digital Mailroom projetada para ser implementada em tempo recorde.

O DMR Flash combina tecnologia e processos para digitalizar toda a documentação física recebida e distribuí-la eletronicamente através de um sistema de bandejas digitais que usuários autorizados podem acessar remotamente 24 horas por dia. Para atender às necessidades atuais das organizações, a The Mail Company conseguiu reduzir o tempo de implementação para uma semana, fornecendo ao cliente até 5 bandejas digitais, para até 50 usuários e com a capacidade de gerenciar até 2.000 itens por mês.

Graças à sua rápida implementação, o DMR Flash é uma solução muito adequada no contexto atual e pode funcionar como uma fase de transição até a ativação de um serviço DMR completo com todas as suas funcionalidades. É uma opção muito adequada para empresas que trabalham em telecomunicações sem ter resolvido o gerenciamento dos fluxos de documentação, que continuam chegando aos escritórios.

A operação documental do DMR Flash inclui a abertura, classificação, digitalização, indexação, distribuição, arquivamento e custódia temporária de todos os documentos recebidos, atividades que ocorrem nos Centros de Processamento de Documentos que a The Mail Company possui em Barcelona e Madri. Da mesma forma, o DMR Flash também gerencia e solicita todas as informações digitais que a empresa recebe.

Além disso, este serviço oferece total rastreabilidade da documentação, desde o recebimento nos Centros de Processamento de Documentos até os acessos e ações realizados pelos usuários em cada documento digitalizado. Uma solução virtual, rápida, fácil, segura e econômica para gerenciar toda a documentação que chega ao escritório.

O ambiente colaborativo Noysi, um complemento ideal para o teletrabalho

A The Mail Company também comercializa acesso ao ambiente colaborativo Noysi, uma plataforma que permite organizar reuniões com funcionários ou terceiros por meio de videochamadas seguras e de alta qualidade, gerenciamento de tarefas, bate-papos seguros, criação de grupos de trabalho, compartilhamento de tela ou transmissão de maneira econômica, 100% confiável e seguro.

Desenvolvido inteiramente na Espanha, o NOYSI é uma solução escalável e altamente segura que já possui dezenas de milhares de usuários que podem acessá-lo simultaneamente. Além disso, ao contrário de outras opções, permite adicionar usuários externos a grupos de trabalho, facilitando assim as tarefas de coordenação.

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