Gerenciar notificações eletrônicas obrigatórias no cenário atual

Lawyer press News

4 novembro 2020

Por Luis del Barrio, diretor de Negócios de The Mail Company

As Administrações Públicas espanholas voltaram a atrasar o seu calendário de adaptação à Lei 39/2015 do Procedimento Administrativo Comum, que obriga todas as empresas e autônomos a interagir com a Administração por via eletrónica e que deveria ter entrado definitivamente em vigor no passado 2 de outubro.

Não sabemos se o motivo deriva deste “terramoto social e económico” denominado Covid-19 ou se existem outros motivos de ordem técnica, mas a realidade é que temos uma nova prorrogação de seis meses, que nos coloca no dia 2 de abril de 2021.

Mas primeiro, vamos fazer um pouco de memória. As Leis 39/2015 e 40/2015 estão em vigor desde 2016. Em 4 de setembro de 2018, o BOE publicou uma alteração – Lei DR 11/2018 – que afetou a sétima disposição final da referida lei, segundo a qual, entre outros, especificaram que um único ponto de acesso eletrônico geral para a Administração também deveria estar disponível a partir de 2 de outubro daquele ano. A modificação foi uma extensão da entrada desse único ponto de acesso até 2 de outubro de 2020.

A nova extensão (como a anterior) baseada no ponto de acesso único, implica na procura de soluções

O que essa nova extensão significa? Que independentemente da existência ou não de uma “janela única”, as Administrações Públicas continuarão a enviar as suas Notificações, obrigando as empresas a consultar caixa por correio, sede por matriz, portal por portal, à procura de todos eles.

Tarefa nada fácil se levarmos em consideração a realidade administrativa do nosso país: 8.000 prefeituras, 41 conselhos e 17 comunidades autônomas, além de ministérios e diversos órgãos públicos – DGT, Fiscal, Segurança Social, prefeituras, etc.-. E, se isso não bastasse, você tem que lidar com diferentes plataformas de tecnologia e diferentes níveis de conformidade.

Por outro lado, enfrentamos um ecossistema instável e mutável de sedes, organizações e hubs eletrônicos, o que torna extremamente difícil o gerenciamento de Notificações. As causas? As diferentes camadas das Administrações Públicas têm avançado na necessidade de cumprir a Lei através de diferentes plataformas e tecnologias, cada uma ao seu ritmo na perspetiva do ponto de acesso único.

E se você pensava que não haveria mais complicações, atualmente as notificações em papel continuam chegando, então, na prática, uma organização possui dois canais de entrada: o físico em seus escritórios e o digital através da Sede Eletrônica.

Gerenciar notificações “sem morrer na tentativa”

Diante deste desafio, desenvolvemos uma solução para a gestão centralizada de Notificações, que substitui em parte a função de “janela única” e permite que uma organização tenha um único ponto de acesso para receber essas Notificações ou respondê-las a administração.

Nossa solução incorpora um “mix” de tecnologia e equipamentos especializados, com capacidade de rastrear 100% do mapa das Administrações Públicas de forma sincronizada. em busca de notificações e, se houver, proceder ao download das mesmas através dos respectivos certificados digitais de cada organização, devidamente armazenados de forma segura em um centralizador de certificados que permite gerenciar e restringir as correspondentes permissões de uso.

Esquematicamente, esta solução integra os três processos principais de Notificação em uma única plataforma:

  1. Rastreie, acesse e baixe notificações
  2. Classificação e distribuição interna de notificações
  3. Resposta à Administração: apresentação de briefs

Este tipo de solução dispensa as empresas de dedicar recursos humanos para “perseguir” as Notificações e proporciona tranquilidade, pois minimiza o risco de penalidades por não resposta.

Notificações eletrônicas e teletrabalho como alavanca para a transformação digital

Só na Espanha, de um dia para o outro, milhares de empresas fecharam seus escritórios e enviaram seus profissionais para o teletrabalho em suas residências, mas a documentação continuou a chegar aos escritórios. Os documentos, muitos deles relevantes e com prazos como notificações em papel (certidões), ficaram sem entrega, com os prejuízos que isso causou às empresas.

Não há dúvida de que o impacto foi nulo no caso das Notificações eletrônicas (digitais e, portanto, não vinculadas a um local físico como o escritório). Também não houve impacto para as organizações que já optaram por um sistema dual de gestão de informação e documentação que harmonizasse o mundo físico com o digital: fosse uma Notificação eletrónica, em papel ou qualquer outro tipo de documento, seria recebida a tempo. e formulário por qualquer usuário na organização, independentemente de sua localização fisica.

Estamos, portanto, à beira de uma grande transformação da logística documental das organizações, que só pode ser digital, algo para o qual The Mail Company vem trabalhando há alguns anos.

Não se trata apenas de Correio Digital, Correio Interno Digital ou Gestão de Notificações, a grande oportunidade será o desenvolvimento de Soluções que permitam uma gestão integral da documentação, informação e comunicação que as organizações enviam ou recebem, independentemente da localização física do funcionário: teletrabalho, escritórios flexíveis, etc.

Uma transformação baseada em digitalização, gerenciamento de dados e 5G.

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